Setiap hari rekod tercipta, setiap hari pula rekod-rekod tersebut ada yang termusnahkan. Berbagai aktivitas kemasyarakatan yang berlangsung tiada henti dapat terekam dalam rekod yang difungsikan menjadi media penyimpan informasi organisasi. Menjadi bukti atas tindakan, keputusan, dan komunikasi, serta bahan akuntabilitas dari instansi yang memilikinya, rekod lebih dari sekedar sesuatu yang berisi data. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan menjelaskan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menurut ISO 15489-1:2004, arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh suatu organisasi atau orang, dalam rangka mengejar kewajiban hukum atau dalam rangka transasksi bisnis. Menurut Bradsher dalam Mirmani (2014) menyatakan bahwa rekod merupakan informasi terekam dalam bentuk dan media apa pun yang diciptakan, diterima dan dipelihara oleh suatu badan, institusi, organisasi atau perorangan dalam rangka menjalankan kewajiban hukumnya atau transaksi bisnisnya.
Daur hidup rekod yang selalu mengalami pergerakan menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi kiranya memang membutuhkan peran tenaga kerja untuk membantu kelancaran dalam tiap prosesnya. Merencanakan, mensosialisasikan, mentukan, melaksanakan, dan memutuskan atas apa yang perlu ditindak lanjuti pada rekod organisasi menjadi hal yang perlu dilakukan oleh tenaga kerja tersebut. Menjadi jawaban untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, profesi yang berjibaku dengan rekod kini semakin beragam. Tidak hanya berhenti pada record manager saja, kini kita bisa mengenal suatu profesi yang patut untuk diberi panggung di dunia rekod yakni record supervisor.
Apa sih Record
Supervisor Itu?
Memiliki kesamaan dengan record
manager, berikut adalah job description
dari record supervisor seperti yang
dilansir dari laman salary.com.
a.
Mengawasi tim yang bekerja di departemen arsip
perusahaan dan program manajemen informasi.
b. Bertanggung jawab untuk mengawasi penyimpanan,
cadangan, pemeliharaan, reproduksi, perlindungan, dan disposisi semua catatan.
c. Mengevaluasi dan merekomendasikan format media
dan persyaratan penyimpanan yang akan digunakan untuk arsip / informasi.
d.
Memberikan pelatihan dan panduan untuk para pengguna
akhir (end users).
e. Mengarahkan pekerja dalam mencari file untuk
mengambil catatan yang hilang, memanfaatkan pengetahuan tentang kesalahan
pengarsipan yang sering terjadi.
f.
Mengarahkan pegawai dalam rangka menemukan file yang hilang.
g. Mengarahkan dan membantu pekerja dalam
pembuangan file usang secara berkala
dengan mengikuti kebijakan perusahaan dan persyaratan hukum.
h.
Melakukan dan mengkoordinasikan studi file dan sistem pengarsipan sesuai
arahan manajemen.
i.
Merekomendasikan perubahan prosedur kerja untuk
meningkatkan efisiensi sistem pengarsipan.
j.
Mengawasi pekerja yang terlibat dalam pembuatan microfilming records.
Seorang
records supervisor biasanya melaporkan
hasil kerjanya kepada manajer. Records supervisor bekerja untuk mengawasi suatu
kelompok kecil staf para-profesional dalam sebuah organisasi yang ditandai
dengan proses yang sangat transaksional atau berulang. Hasil kerja bersama
inilah yang akan berkontribusi pada pengembangan proses dan prosedur dalam
menangani rekod yang ada di organisasi. Seorang records supervisor juga berkewajiban memberikan pengetahuan
menyeluruh tentang area fungsional di bawah pengawasan yang menjadi kewajiban
untuk dirinya dalam melaksanakan tugas. Untuk menjadi records supervisor biasanya membutuhkan pengalaman 3 tahun di
bidang terkait sebagai kontributor individu (individual contributor).
Alasan Profesi Records Supervisor Layak Menjadi
Pilihan...
Ingin
tahu berapa gaji seorang records
supervisor? Jadi, menurut laman salary.com gaji seorang records supervisor di Amerika Serikat
berkisar antara $73,549 per
tanggal 25 November 2020. Nah untuk besar kecilnya gaji pastinya juga akan
mempertimbangkan latar belakang pendidikan, sertifikat, keahlian tambahan, dan
lama pengalaman di bidang terkait.
Prospek karir menjadi seorang records supervisor tidak boleh dipandang sebelah mata. Seperti yang dilansir dari laman zippia.com, di Amerika Serikat profesi ini diperkirakan di antara tahun 2018 dan 2028, akan mengalami meningkat 11% dan menghasilkan 23.100 lapangan pekerjaan. Berangkat dari perkiraan ini dapat kita yakini bersama bahwa sebenarnya memang di masa yang akan datang profesi ini menjadi pilihan karir yang baik bagi para lulusan yang berlatar belakang ilmu perpustakaan dan menjadi wawasan kita bersama bahwa profesi yang berhubungan dengan arsip tidak hanya berhenti sampai pada profesi arsiparis atau rekod manager saja, melainkan juga ada profesi lain yang tidak terlalu kita sadari kehadirannya contohnya records supervisor ini.
ISO 15489-1:2004
Information and Documentation – Records management – Part 1: General http://bot.gov.krd/sites/default/files/Documents/ISO%20%2015489-1%20-%20.pdf
Mirmani, Anon.
2014. Arsip Bisnis. Tangerang Selatan:Universitas Terbuka https://www.pustaka.ut.ac.id/lib/asip4314-arsip-bisnis/#tab-id-3.
Records
Supervisor. https://www.zippia.com/records-supervisor-jobs/.
Records
Supervisor Job Description. https://www.salary.com/research/job-description/benchmark/records-supervisor-job-description#:~:text=Records%20Supervisor%20supervises%20a%20team,and%20disposition%20of%20all%20records.&text=Typically%20reports%20to%20a%20manager.
Records
Supervisor Salary in the United States. https://www.salary.com/research/salary/benchmark/records-supervisor-salary.
Komentar
Posting Komentar