Menurut UU Nomor 43/2009, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip/ rekod dapat juga didefinisikan sebagai rekaman yang dapat dijadikan bukti sebuah peristiwa atau kegiatan yang dapat berkekuatan hukum. Arsip menurut fungsinya dibagi menjadi dua yaitupertama, Arsip dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau digunakan secara langsung dalam administrasi negara. Kedua, Arsip statis yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Manajemen Rekod adalah sebuah manajemen dalam organisasi yang mengatur arsip/rekod mnengnai siklushidupnya mulai dari penciptaanya, pelestariaannya, hingga pemusnahannya. Australian Standard (1996:7) menyebutkan pengertian manajemen rekod adalah disiplin ilmu dan fungsi organisatoris dalam mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, persyaratan akuntabilitas dan harapan masyarakat.Definisi lain mengatakan bahwa manajemen rekod adalah seluruh operasional dan teknik yang berhubungan dengan perencanaan, pengantar dan evaluasi dari sistem administratif sejak penciptaan dokumen hingga pemusnahan atau pemindahanya menjadi arsip (Doyle, 1991:12). Menurut ISO 15489-1: 2001 manajemen rekod didefinisikan sebagai "manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan memelihara bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk catatan ". SNI 19-6962-2003 (2003:9) menyatakan kebijakan, prosedur dan pelaksanaan manajemen rekod harus mengarah pada rekod yang menyatu dan memiliki karakteristik rekod seperti berikut 1) keaslian (authenticity), 2) kehandalan (realibility), 3) keutuhan (integrity), kebergunaan (usebility).
Istilah Manajemen Arsip Dinamis / Records Management merupakan fenomena modern yang timbul akibat ledakan informasi pasca Perang Dunia II, khususnya yang terjadi di Amerika. Sebenarnya secara historis praktek manajem rekod lahir bersamaan dengan lahirnya peradaban manusia, khususnya tatkala manusia mengenal tulisan. Menurut Luciana Duranti, dalam "The Odyssey of Records Managers", Manajemen Rekod sudah dipraktekkan oleh bangsa Sumeria sekitar tahun 2112 s.d. 2004 SM. Keberadaan record manajer juga telah populer pada peradaban Yunani dan Romawi Klasik. Adapun Profesi record manager pada zaman itu dianggap sebagai profesi yang bergengsi karna diperlukan kemampuan khusus.
Seorang record manager adalah profesional yang bertanggung jawab atas manajemen arsip dalam sebuah organisasi. Peran ini telah berkembang dari waktu ke waktu dan mengkombinasikan banyak bidang pengetahuan terkait yang dibutuhkan untuk kompetensi sebagai profesional. Record Manager dapat ditemukan di semua jenis organisasi, termasuk bisnis, pemerintah, dan sektor nirlaba. Untuk mencapai profesi ini kita membutuhkan pendidikan sarjana maupun pasca sarjana khusus yang telah berakreditasi, seperti sarjana dan pascasarjana dari bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Selain itu dibutuhkan pengalaman kerja di bidang terkaid manajemen rekod. Selain melalui Pengalaman Kerja, Bisa juga pengalaman yang didapatkan dari Seminar-seminar yang diberikan oleh ahlinya serta yang didapatkan dari penelitian ilmiah dibidang manajemen rekod.
Tanggung jawab/wewenang utama Manajer Rekod menurut ISO 14589 : Part 1, 2001 adalah untuk mendukung fungsi bisnis organisasi dengan cara menciptakan dan mengelola rekod yang handal, otentik dan berguna, dan melindungi kesatuan rekod tersebut selama yang diperlukan. Untuk memastikan keontetikan rekod tersebut maka Manajer Rekod membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk mengontrol penciptaan, penerimaan, transmisi, pemeliharaan dan disposisi dari rekod tersebut (ISO 15489 : Part 1, 2001). Seorang Record manager bertanggung jawab untuk mengawasi catatan organisasi dari pembuatan dan pelestariannya hingga pembuangan. Tanggung jawab tersebut meliputi membangun sistem manajemen arsip baru; mengembangkan, memelihara, memverifikasi dan mengevaluasi sistem yang ada; mengawasi peralihan dari kertas ke pencatatan elektronik; memastikan bahwa data dilindungi; mengklasifikasikan dan mengindeks catatan; menghancurkan atau mengarsipkan data / catatan jadi; serta memastikan bahwa catatan mudah diakses bila diperlukan. Adapun Untuk menjadi seorang record manager diperlukan beberapa keterampilan utama seperti kesabaran, ketelitian, kemampuan anlisis, dan kemapuan untuk menggunakan perangkat digital beserta sistem operasi yang dibutuhkan dalam jalannya maanjemen rekod
Komentar
Posting Komentar