Serba-serbi Manajer Rekod/Arsip

Serba-serbi Manajer Rekod/Arsip

UAS2020-MR-A-Syafrima Fadhilla Zulwis (195030707111030)

Manajer Rekod/Arsip

Manajer Arsip adalah individu yang bertanggung jawab untuk pengembangan, implementasi, dan administrasi penetapan arahan dan prosedur operasi standar untuk pembuatan, pengambilan, perlindungan, pelestarian, dan penghancuran catatan (baik hard copy maupun elektronik) untuk organisasi mereka. Mereka memfasilitasi pengembangan sistem pengarsipan dan retensi dan jadwal posal, mempertahankan ini untuk memenuhi administrasi persyaratan tive, hukum, dan keuangan. Mereka menganalisis apa saja masalah manajemen catatan dan strategi desain dan prosedur untuk memenuhi manajemen arsip yang sedang berjalan kebutuhan organisasi mereka.

 

Mereka menilai program penyimpanan catatan yang ada dan jadwal dan, setelah meneliti peraturan, dan persyaratan industri, rekomendasikan modifikasitions dan revisi. Mereka mengatur penyimpanan off-site catatan organisasi (hard copy dan backup data file untuk perlindungan) bila perlu dan kelola semuanya hubungan vendor terkait. Mereka mengatur penghancuran catatan yang aman dan umumnya bertanggung jawab untuk mengawasi                                              penggunaan                            informasi                            otomatis sistem untuk pencarian dan pengambilan, entri data, dan laporan mencari arsip-arsip.

 

Pengalaman, Keterampilan, dan Sifat Kepribadian manajer rekod , menjadi proses yang kompleks, melibatkan pendidikan dan praktik bertahun-tahun secara penuh penguasaan. Pengetahuan menyeluruh tentang manajemen arsip- prinsip dan metode manajemen rekod/arsip dan arsip odologi sangat penting seperti kesadaran akan tren saat ini dalam manajemen rekod/arsip elektronik. Sebuah informasi teknologi (TI) yang berkaitan dengan catatan manajemen, termasuk pemahaman kerja tentang database, sistem email, dan server file jaringan berharga, seperti pemahaman tentang persyaratan hukum terkait dengan manajemen arsip.

 

Manajer Arsip harus memiliki tulisan, lisan, dan keterampilan komunikasi membangun konsensus. Mereka harus memiliki orientasi pelayanan yang kuat dan mampu berfungsi dalam lingkungan tim. Mereka harus memiliki analitis, organisasi, dan kepemimpinan yang sangat baik kemampuan. Mereka membutuhkan keterampilan interpersonal yang sangat baik, seperti mereka harus bekerja dengan bijaksana dan efektif dengan semua tingkatan personel.

Manajer Rekod/Arsip Melibatkan

•           membuat, menyetujui, dan menegakkan kebijakan catatan, termasuk sistem klasifikasi (yang   mencakup   kategorisasi   dan   pengindeksan)   dan   kebijakan   penyimpanan catatan

•         mengembangkan rencana penyimpanan arsip, yang mencakup penyimpanan catatan fisik jangka pendek dan jangka panjang dan informasi digital sedemikian rupa sehingga keduanya cukup dapat diakses dan dilindungi kerusakan lingkungan (catatan fisik) atau kerusakan gangguan                                        ocehan    (catatan   digital)

•            mengidentifikasi catatan yang ada dan yang baru dibuat, mengklasifikasikannya dan kemudian        mengurutkannya        sesuai        dengan        prosedur        operasi        standar

•               mengoordinasikan akses dan sirkulasi catatan di dalam dan di luar organisasi

•           melaksanakan kebijakan penyimpanan untuk mengarsipkan dan / atau menghancurkan catatan sesuai kebutuhan operasional, pengoperasian prosedur, anggaran dasar, peraturan, dan organisasi kebijakan.

Dimana Manajer Rekod Dibutuhkan ?

Manajer rekod hadir di hampir setiap tipe organisasi. Misalnya dalam bidang kesehatan industri, melibatkan manajemen informasi kesehatan tidak hanya menyimpan file pasien tetapi juga mengkodekan file untuk mencerminkan diagnosis dan perawatan kondisi yang diderita pasien. Manajer Rekod di industri farmasi bertanggung jawab untuk memperoleh informasi penelitian laboratorium, trials data, dan dokumentasi manufaktur. Manajer    Rekod     di     firma     hukum     sering     kali     bertanggung     jawab   mengelola      konflik      apa      pun      atas      kesepakatan      dengan      perusahaan      serta                                            kebijakan                                         manajemen                               arsip file materi klien.

Tips Untuk Menjadi Manajer Rekod

(cara saya agar dapat menjadi manajer rekod)

1.      Belajar dengan giat dan mendapatkan nilai terbaik
2. Selesaikan kuliah dan dapatkan gelar
3. Selama kuliah, coba usahakan cari pekerjaan sampingan atau kerja-belajar tetapi sesuai dengan bidang ilmu kepustakaan
4. Selain itu, cari juga pekerjaan sukarela di universitas, agar bisa terbiasa dengan data- data atau catatan-catatan
5. Perbanyak informasi dan rekan
6. Maksimalkan pengalaman tetapi masih di lingkup manajemen data atau perpustakaan

**Catatan

Selain mengembangkan diri dengan mencari pengalaman sebanyak dan sebaik mungkin, usahakan membantu masyarakat juga dilakukan agar pelaksaan manajemen rekod dapat terwujud bukan hanya dalam sebuah organisasi tetapi setiap individu bisa menerapkan manajemen di kehidupannya agar meminimalisir kesalahan, kehilangan serta hal-hal lain yang tidak diinginkan. Bisa dengan melakukan atau memberikan penyuluhan kepada masyarakat sekitar tentang betapa pentingnya manajemen rekod terhadap catatan-catatan yang mereka miliki. Bisa juga dengan mengemas informasi secara ringkas dan menarik kemudian di-share ke sosial media secara berkala, atau dengan membuat akun sosial tentang manajemen rekod dan berisikan informasi-informasi tentang bagaimana mengelola catatan- catatan atau data-data pribadi.