SPESIALIS REKOD
Spesialis menurut KBBI adalah
orang yang ahli dalam suatu cabang ilmu atau keterampilan. Informasi
yang terekam di setiap unit kerja yang berhubungan dengan kegiatan kerjanya
disebut rekod, atau bisa dikatakan rekod merupakan informasi terekam
dalam setiap bentuk yang dibuat atau diterima dan dikelola oleh sebuah
organisasi atau perorangan dalam transaksi yang disimpan sebagai bukti
transaksi atau kegiatan tersebut. Oleh karena itu, dapat dikatakan spesialis
rekod adalah orang yang ahli dalam bidang rekod yang dibutuhkan disetiap
organisasi. Profesi ini sangat menarik dan penting, mengingat pentingnya rekod
dalam suatu organisasi atau lembaga. Rekod yang berisi informasi merupakan
aset bagi organisasi, oleh karena itu penting bagi organisasi untuk memahami
informasi yang terkandung, letak dimana disimpan, dan bagaimana cara
mengelolanya dengan baik dan benar. Sistem manajemen rekod dan informasi
haruslah dibuat sedemikian rapih dan aman agar informasi yang terkandung
terjaga dan diberlakukan sebagaimana mestinya. Cara pertama yang dapat
dilakukan mahasiswa agar siap menjadi Spesialis Rekod yang baik adalah dengan
memahami dan mempelajari teknologi informasi dan manajamen rekod dengan tepat.
Pengembangan profesi penting dilakukan agar masyarakat
mengenal dan mengetahui lebih jauh mengenai fungsi dan peran Spesialis
Rekod . Usaha mengembangkan
profesi ini bisa timbul dari dua segi, yaitu dari segi eksternal dan
dari segi internal. Pada
hubungannya dengan usaha pengembangan profesi Spesialis rekod maka
perlu dikembangkan usaha pelatihan dan pengembangan profesi spesialis rekod.
Dengan demikian, spesialis rekod akan lebih efektif dan efisien dalam melakukan
tugas profesinya.
USAHA-USAHA PENGEMBANGAN PROFESI SPESIALIS REKOD
- · Dari segi eksternal :
a.
Peningkatan kualitas Spesialis Rekod
Spesialis Rekod harus terus
meningkatkan kualitas diri agar tidak tertinggal perkembangan zaman. Dewasa
ini, urusan rekod perlu dikembangkan dalam bentuk elektronik atau dapat disebut
sebagai tata kelola informasi (Information Governance). Spesialis Rekod dapat
mengembangkan sistem informasi agar proses mengelolaan rekod lebih efektif dan
efesien.
b.
Sertifikasi Spesialis Rekod
Sertifikasi dapat diberikan kepada Spesialis Rekod yang professional agar
lebih terlihat istimewa, terpercaya, dan terakreditas.
c.
Peningkatan Kompetensi Spesialis Rekod
Menjadi seseorang yang berkutat dengan informasi dapat menjadikan seorang
Spesialis Rekod dapat meningkatkan kompetensinya melalui informasi kekinian
yang dimiliki dan di kembangkan guna meningkatkan keilmuan dan kapasitas
pribadi.
d.
Pengembanan karir Spesialis Rekod
Spesialis Rekod perlu dipandang dan dilebarkan sayapnya, dapat dengan
memberi posisi khusus yang paten atau kenaikan pangkat.
e.
Penghargaan dan Perlindungan Spesialis Rekod
Spesialis Rekod memegang peran penting sehingga perlu untuk dihargai dan dilindungi keberadaannya. Ibarat Spesialis Rekod yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan, tentu keberadaannya memgang peran penting namun berbahaya (bagi oknum nakal yang ingin berbuat kecurangan).
- · Segi internal :
a.
Pengembangan wawasan Spesialis Rekod
Spesialis Rekod harus memiliki wawasan yang luas dan dalam agar tidak
salah mengambil keputusan atau melakukan kesalahan saat berurusan dengan
rekod-rekod yang sangat penting keberadaannya.
b.
Pengembangan profesionalisme Spesialis Rekod
Spesialis Rekod yang professional tentu didambakan organisasi atau
perusahaan, oleh karena itu pengembangan profesionalisme Spesialis Rekod perlu
dilakukan guna mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas.
c.
Mengembangkan etika jabatan dan kewibawaan Spesialis
Rekod
Etika jabatan berguna sebagai rem tak kasat mata bagi Spesialis Rekod
dalam melaksanakan tugasnya. Selain itu, Spesialis Rekod perlu memiliki wibawa
dan dapat berdiri sendiri agar dapat menjaga/mengelola rekod dengan baik dan
tepat.
d.
Mengembangkan inovasi
Spesialis Rekod perlu untuk dapat mengembangkan atau
dapat membuat sistem yang baik yang sesuai dimana tempat bekerja. Sistem
E-Record Management (ERM) sebagai
persyaratan fungsional untuk Electronic
Records Management Systems (ERMS) sangat membantu pihak pengelola arsip
elektronik untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan
efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan
dokumen. Sistem Manajemen E-Record
Management (ERM) adalah sebuah sistem yang mampu memelihara integritas
serta keaslian arsip.
e.
Mengembangkan profesi Spesialis Rekod berbasis kemandirian dan marketing
Kemandirian
disini yaitu menumbuhkan kepercayaan diri kepada para Spesialis Rekod atas
kemampuan serta perannya yang penting dalam kehidupan organisasi atau
perusahaan, sedangkan marketing yaitu Spesialis Rekod dapat memunculkan ide-ide
atau inovasi yang dapat diterima guna menjadikan kegiatan mengelola data,
arsip, rekod, dan informasi dengan tepat.
Referensi
Lai,
M.C., Huang, H.C., Lin, L.H., & Kao, M.C. (2011). Potential of
organizational memory for creating service performance: A cross-level analysis.
Expert Systems with Applications, 38, 10493-10498.
Spremic, M., and Popovic, M., (2008). Emerging issues in
IT Governance: Implementing the Corporate IT Risk Management Model, WSEAS
Transacions on Systems, issues 3 Volume 7
Komentar
Posting Komentar