Record Supervisor

 Hanin Dayana Nisa | 195030700111009 | Ujian Akhir Semester | Manajemen Rekod | Kelas B

Record supervisor atau pengawas arsip bertugas mengawasi tim yang bekerja di departemen arsip perusahaan dan program manajemen informasi.  Bertanggung jawab untuk mengawasi penyimpanan, cadangan, pemeliharaan, reproduksi, perlindungan, dan disposisi semua arsip. Menjadi pengawas arsip mengevaluasi dan merekomendasikan format media dan persyaratan penyimpanan yang akan digunakan untuk arsip / informasi. Memberikan pelatihan dan panduan untuk pengguna akhir. Selain itu, pengawas arsip mungkin memerlukan gelar sarjana. Biasanya melapor ke manajer. Pengawas arsip mengawasi sekelompok kecil staf para-profesional dalam sebuah organisasi yang ditandai dengan proses yang sangat transaksional atau berulang. Berkontribusi pada pengembangan proses dan prosedur. Pengetahuan menyeluruh tentang area fungsional di bawah pengawasan. Untuk menjadi pengawas arsip biasanya membutuhkan pengalaman 3 tahun di bidang terkait sebagai kontributor individu.

Salah satu bidang utama yang menjadi perhatian supervisor arsip adalah menyiapkan prosedur untuk entri data arsip baru dan pemutakhiran arsip yang sudah ada. Biasanya, ini dilakukan melalui perangkat lunak komputer, dan supervisor arsip akan membantu memastikan bahwa semua pegawai arsip dan entri data telah dilatih dengan benar dalam prosedur data ini. Supervisor arsip mungkin juga perlu menyiapkan protokol untuk mengatur dan mengontrol akses ke salinan cetak asli dari arsip digital ini.

Supervisor arsip juga akan berkoordinasi dengan tim IT dan keamanan data. Hukum lokal dan nasional biasanya mengatur privasi dan keamanan arsip yang mungkin berisi data sensitif, seperti riwayat medis, nomor identifikasi, dan data kartu kredit atau bank. Supervisor memastikan bahwa semua data diurutkan dengan benar dan memberikan tingkat keamanan penyimpanan dan enkripsi yang sesuai yang diwajibkan oleh hukum. Manajer juga memastikan bahwa personel yang membutuhkan akses reguler ke catatan dapat memperoleh data terkait sesuai kebutuhan. Selain itu, supervisor arsip dapat mengajukan permintaan eksternal dan memprosesnya, berdasarkan undang-undang yang berkaitan dengan permintaan dan kepekaan dokumentasi yang dicari.

Sebagian besar perusahaan yang membutuhkan supervisor arsip biasanya menyimpan data sensitif terkait pelanggan dalam jumlah yang sangat besar. Untuk bekerja di lapangan, gelar dalam keamanan informasi, penyimpanan arsip, atau disiplin terkait biasanya diperlukan. Karena sifat pengawas pekerjaan, pengalaman praktis di posisi sekunder di lapangan juga lebih disukai. Sebagian besar supervisor manajemen arsip bekerja di lingkungan kantor selama jam kerja reguler.

Tugas supervisor arsip:

·         Mengembangkan, menerapkan, dan mengelola program catatan untuk organisasi.

·         Membuat, memperbarui, dan memberikan pelatihan tentang akses, kebijakan, dan merekam konten.

·         Awasi, latih, dan evaluasi staf dan tim yang ditugaskan.

·         Bekerja dengan tim lain untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan manajemen informasi.

·         Bekerja sama dengan tim internal dan eksternal untuk memastikan proses, kebijakan, penyimpanan, dan kebijakan arsip yang sesuai.

Pendidikan yang diperlukan untuk mengambil profesi supervisor arsip adalah sarjana bahkan magister dalam bidang ilmu perpustakaan atau kearsipan. Selain itu, keterampilan lain yang diperlukan dalam profesi supervisor arsip adalah analitis, empati, dan manajemen.

Supervisor arsip adalah profesi yang sangat dibutuhkan oleh organisasi public dan bisnis. Profesi ini dapat ditemui di lembaga kearsipan, instansi pemerintah, perusahaan swasta, rumah sakit, dsb. Setiap organisasi yang memerlukan dan menyimpan banyak arsip membutuhkan profesi supervisor arsip. Profesi ini mampu menghasilkan gaji sebanyak Rp. 954,329,968.64  per tahun.

Mengapa memilih profesi supervisor arsip?

Arsip merupakan barang penting yang dimiliki organisasi sebagai sebuh bukti transaksi, rekaman kegiatan, dan sebagai memori kolektif. Arsip perlu dikelola dengan baik supaya informasi yang terkandung di dalamnya dapat terus digunakan dan tidak hilang. Proses pengawasan arsip membutuhkan tenaga ahli yang disebut dengan supervisor arsip. Profesi supervisor arsip di Indonesia terbilang masih cukup sedikit sehingga banyak kesempatan terbuka untuk mencoba profesi ini bagi mahasiswa yang telah menempuh pendidikan bidang kearsipan atau ilmu perpustakaan.

Bagaimana cara meraih profesi supervisor arsip?

·         Menempuh pendidikan bidang ilmu perpustakaan atau kearsipan

·         Memahami deskripsi pekerjaan dan tanggung jawab supervisor arsip

·         Mempelajari tip terbaik menjadi supervisor arsip

·         Mempersiapkan keterampilan analitis, empati, dan manajemen.

Bagaimana mengembangkan profesi supervisor arsip di masyarakat?

Profesi supervisor arsip dalam kehidupan masyarakat Indonesia masih terbilang sedikit. Untuk mengembangkan profesi ini dapat dilakukan dengan sosialisasi dan workshop kearsipan kepada lembaga-lembaga kearsipan atau perusahaan yang belum memiliki profesi supervisor dalam organisasi mereka. Selain kedua hal tersebut, dapat dilakukan dengan peningkatan kualitas pendidikan bidang kearsipan di jenjang perguruan tinggi sehingga mampu menghasilkan sumber daya yang ahli.