 |
| ASFI ANDHINI PUTRI - 195030700111019 - UJIAN AKHIR SEMESTER - MANAJEMEN REKOD - KELAS C |
Manajemen Rekod adalah kegiatan mengidentifikasi, mengklasifikasi, mengarsip, mempertahankan, dan atau menghancurkan rekod. Menurut standar International Standards Organization (ISO) (15489:2001) menyatakan bahwa Manajemen Rekod adalah “Bidang manajemen yang bertanggungjawab terhadap pengendalian yang efisien dan sistematis dari pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi rekod, termasuk proses untuk menangkap dan memelihara bukti dan informasi tentang aktivitas bisnis dan transaksi dalam bentuk rekod”
Manajemen Rekod meliputi:
1. 1. Membuat, menyetujui, dan menegakkan kebijakan rekod termasuk sistem
klasifikasi dan kebijakan retensi rekod.
2. 2. Mengembangkan rencana penyimpanan rekod.
3. 3. Mengidentifikasi rekod yang sudah ada dan yang baru dibuat, mengklasifikasikannya
dan mensortirnya sesuai dengan prosedur standar operasi.
4. 4. Mengkoordinasi akses dan sirkulasi rekod di dalam dan di luar organisasi.
5. 5. Menjalankan kebijakan retensi untuk arsip dan atau menghancurkan rekod
sesuai dengan kebutuhan operasional, prosedur, undang-undang, regulasi, dan
kebijakan organisasi.
Manajer Rekod adalah individu yang bertanggungjawab untuk pengembangan, implementasi, dan administrasi arahan dan standar prosedur pelaksanaan untuk pembuatan, pengambilan, perlindungan, pelestarian, dan penghancuran rekod (baik hardcopy dan elektronik/softcopy) untuk organisasi mereka.
Tugas Manajer Rekod meliputi :
1. 1. Memfasilitasi pengembangan sistem pengarsipan dan jadwal retensi serta
jadwal disposal/pembuangan, menjaganya untuk memenuhi persyaratan administrasi,
hukum, dan keuangan.
2. 2. Menganalisis permasalahan manajemen rekod dan membuat strategi serta
prosedur untuk memenuhi kebutuhan manajemen rekod yang sedang berjalan untuk
organisasinya.
3. 3. Menilai program retensi rekod dan jadwal, dan setelah meneliti persyaratan
regulasi, undang-undang, dan industri, mereka merekomendasikan modifikasi dan
revisi.
4. 4. Mengatur penyimpanan rekod organisasi yang off-site bila perlu.
5. 5. Menyusun penghancuran rekod yang aman dan bertanggungjawab untuk mengawasi
penggunaan sistem informasi otomatis untuk pencarian dan pengambilan,
pemasukkan data, dan pelaporan pada rekod arsip.
6. 6. Menyediakan orientasi dan sesi pelatihan tentang retensi rekod dan topik-topik
manajemen rekod lainnya untuk staf.
Manajer Rekod
merupakan sebuah profesi yang memiliki banyak tugas dan tanggung jawab yang
cukup berat. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, tugas Manajer Rekod
meliputi seluruh sirkulasi hidup rekod, mulai dari pembuatan rekod sampai
dengan penghancuran rekod. Selain berurusan dengan sirkulasi hidup rekod,
Manajer Rekod juga memiliki tugas yang berkaitan dengan administrasi dan
kebijakan organisasi, seperti mengurus kebijakan-kebijakan yang akan dipakai
untuk pengelolaan rekod, sampai dengan administrasi yang berurusan dengan
keberlangsungan organisasi. Selain berurusan dengan administrasi dan rekod,
Manajer Rekod juga memiliki tugas untuk mengembangkan skill staf yang bekerja di bawahnya, seperti menyediakan sesi
pengenalan, pelatihan terkait dengan topik-topik manajemen rekod. Selain “terjun
langsung” dalam kegiatan-kegiatan organisasi manajemen rekod, profesi Manajer
Rekod juga bertindak sebagai pengawas yang akan mengawasi penggunaan sistem
informasi, dan juga mengawasi jalannya setiap hal.
Profesi Manajemen Rekod dengan tugas dan tanggung jawab yang luar biasa menjadikan profesi ini sebagai profesi yang menantang dimana sesuai dengan tugasnya yang berat, gaji yang ditawarkan juga tidak sedikit. Di USA, kisaran gajinya dapat menyentuh angka 35.000 dollar sampai dengan 85.000 dollar yang apabila dirupiahkan dapat mencapai Rp. 400 juta sampai dengan 1 trilliun rupiah. Begitupun di United Kingdom, gaji yang ditawarkan bisa mencapai 1 trilliun rupiah. Tidak mengherankan apabila mengingat tugas dan tanggung jawab sebagai Manajer Rekod itu sangat besar. Selain persoalan gaji, persoalan tantangan juga menjadi salah satu alasan mengapa Manajer Rekod menjadi profesi yang menarik bagi saya. Menjadi Manajer Rekod berarti menjadi individu yang turun tangan pada hampir setiap detail dalam organisasi manajemen rekod, dan menurut saya, menjadi seseorang yang turun tangan pada hampir setiap detail dan mengemban tanggung jawab seperti itu merupakan hal yang menarik.
Namun untuk meraihnya tentu tidak mudah. Seorang individu harus memiliki edukasi dan pengalaman yang tidak sedikit. Misal, di USA, dibutuhkan gelar S1 ilmu komputer atau bisnis, dan gelar S2 dari Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang telah diakreditasi oleh American Library Association (ALA). Dengan pengalaman yaitu 3 sampai 5 tahun berpengalaman dalam bidang manajemen rekod, dengan pemahaman cukup mengenai teknologi informasi, databases, email systems, network file servers, dll. Di Indonesia pun sama, untuk menjadi Manajer Rekod, tentu harus memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan pengalaman yang banyak serta sesuai.
Di Indonesia, peranan Manajer Rekod mungkin belum sedetail di USA dan atau UK, namun dengan melihat bagaimana peran Manajer Rekod di luar negeri dapat menjadi referensi tersendiri untuk pengembangan profesi Manajer Rekod di Indonesia. Profesi Manajer Rekod ini juga tentu memiliki peranan terhadap masyarakat yaitu dengan melaksanakan tugas dengan baik, rekod dan organisasi yang dikelola akan memiliki dampak positif bagi masyarakat terutama yang membutuhkan rekod.
REFERENSI
Prospects.ac.uk.
(2020). RECORDS MANAGER : JOB DESCRIPTION. Diakses pada 20 Desember 2020, dari https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278259-records-manager-job-description.
Taylor, Allan dan
James R. Parish., dan Nancy Roderer (Foreword). 2009. CAREER OPPORTUNITIES in
LIBRARY and INFORMATION SCIENCE. New York : Infobase Publishing, Inc.
Komentar
Posting Komentar