PROFESIONALITAS ARSIPARIS DALAM MENGELOLA DOKUMEN

Nadya Dindacallista Salsabila - 195030701111024 - Ujian Akhir Semester - Manajemen Rekod - B 

Dalam rangka mewujudkan dan mencerdaskan generasi penerus bangsa, membutuhkan pendidikan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Salah satunya adalah dengan hadirnya pendidikan mengenai ilmu perpustakaan dan informasi yang nantinya akan dapat memperluas, mengembangkan, dan menambah pengetahuan masyarakat umum mengenai ilmu perpustakaan. Jurusan Ilmu Perpustakaan sendiri di dalamnya fokus mendalami hal – hal yang berkaitan dengan perpustakaan seperti pengarsipan dokumen, sejarah perpustakaan, sejarah administrasi, etika profesi pustakawan, teori – teori dokumentasi, bagaimana cara memanajemen dokumen, dan mengetahui berbagai macam koleksi serta dapat mengetahui bagaimana mengklasifikasikannya .Namun di luar sana, masih banyak orang – orang yang menganggap bahwa jurusan Ilmu Perpustakaan ini tidaklah memiliki prospek kerja yang banyak sehingga memiliki sedikit peminat padahal jurusan ini memiliki peluang kerja yang juga tidak kalah luas dengan jurusan umum lainnya. Lulusan Ilmu Perpustakaan bisa menjadi seorang pustakawan, arsiparis, staff administrasi perkantoran, menjadi pegawai kantor di bawah naungan pemerintah, tenaga pendidikan bahkan bisa menjadi pengusaha.

Nah saat ini saya akan membahas sedikit tentang salah satu profesi yang berkaitan dengan Ilmu Perpustakaan yaitu arsiparis.

ARSIPARIS - PENGERTIAN, TUGAS, DAN KEAHLIAN

Arsiparis merupakan sebuah profesi yang bertugas mengelola dan mengevaluasi, menyunting arsip yang berharga dan menjaga dokumen serta mengikuti kegiatan penelitian yang berkaitan dengan bahan kearsipan. Memilih profesi sebagai Arsiparis merupakan pilihan yang tepat, mengapa demikian?. Di indonesia sendiri, profesi arsiparis ditemukan hanya sekitar 3.531 arsiparis dari 15.000 arsiparis yang dibutuhkan. Ini artinya sumber daya manusia masih terbilang cukup sedikit. Selain itu arsiparis juga termasuk salah satu profesi yang paling dibutuhkan pada suatu perusahaan atau lembaga pemerintah untuk mengelola dan menjaga suatu dokumen. 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, dokumen ialah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan yang dapat berupa barang cetakan, rekaman suara, gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan. Dikarenakan dokumen merupakan bahan penting untuk pembuktian sebuah kegiatan, maka dokumen harus disimpan dan disusun dengan rapih agar nilai dari dokumen dapat digunakan oleh pihak yang membutuhkan. 

Pada perusahaan maupun lembaga pemerintah, tentunya dokumen berperan penting bagi keberlangsungan kegiatan yang terjadi dalam lembaga tersebut. Tidak sembarang orang dapat mengelola dokumen – dokumen yang ada pada suatu lembaga terlebih lagi apabila dokumen tersebut bersifat privasi, maka dari itu yang berhak mengurus ini semua adalah seorang arsiparis. Arsiparis memiliki tugas untuk mengelola, merawat dan mengetahui kapan arsip atau rekod sebuah perusahaan itu harus dimusnahkan sehingga informasi dan fisik dokumen atau rekod dapat tertata rapih dan baik serta dapat digunakan dan memudahkan pencarian jika sedang membutuhkan.

Selain memiliki keahlian di bidang pengarsipan dokumen, seorang arsiparis juga harus memiliki sifat ketelitian yang tinggi agar nantinya tidak mengacaukan kegiatan pengelolaan dokumen atau arsip. Menangani sebuah arsip harus dilakukan secara hati – hati agar tidak menyebabkan sebuah arsip menjadi rusak, tidak terawat bahkan terselip dan nilai dari arsip itu sendiri jadi tidak bisa digunakan lagi. Selain itu seorang arsiparis juga dituntut untuk berpikir analitis untuk mengatasi masalah – masalah yang ada pada saat proses pengarsipan.

Untuk mendapatkan profesi ini, tentunya harus mengasah keterampilan kita pada saat kuliah lebih khusus pada mata kuliah administrasi dan manajemen kearsipan dan sudah selesai pendidikan bergelar sarjana . Seorang arsiparis haruslah memiliki pengetahuan dasar terhadap teori dan konsep kearsipan dan juga mengetahui sistem administrasi untuk meningkatkan sistem kearsipan pada saat mengolah arsip yang dapat berfungsi untuk berbagai kepentingan sebuah lembaga dalam rangka melayani kebutuhan publik tanpa mengesampingkan kepentingan orang lain dan tentunya kegiatan ini harus dilakukan berdasarkan peraturan perundang – undangan yang mengatur kegiatan yang berkaitan dengan kearsipan.

 KODE ETIK PROFESI ARSIPARIS

1.  Arsiparis taat kepada Tuhan Yang Maha Esa.

2.  Arsiparis taat kepada UUD 1945 dan Pancasila.

3.  Arsiparis harus memiliki sifat kejujuran, bertanggung jawab dan memiliki semangat kerja guna meningkatkan kemampuan dan profesionalisme dalam menjalankan tugasnya.

4.  Arsiparis wajib menjaga dan melindungi keaslian, legalitas dan keutuhan arsip.

5. Arsiparis bertanggung jawab dalam pengelolaan, penggunaan, pemeliharan, penyusutan, evaluasi, perolehan, pengawetan arsip untuk kepentingan lembaga ataupun organisasi yang bersangkutan.

Pada ISO 15489-211, Bagian 6, mengembangkan profesi arsiparis bisa dilakukan dengan pelatihan yang berguna untuk memberikan pengetahuan tentang kebijakan – kebijakan yang ada tentang kearsipan. Dalam hal ini, profesionalitas arsiparis dapat dituangkan dalam program pendidikan formal atau pendidikan khusus kearsipan agar nantinya sasaran dan tujuan manajemen arsip dapat memenuhi standar dan terjadi peningkatan pada sumber daya manusianya. Dengan adanya pelatihan ataupun bimbingan in diharapkan dapat menyadarkan akan peran dan fungsi arsiparis dalam konteks pelayanan publik

 

 

 

REFERENSI 

Handayani, F., & Sari, R. (2018). Analisis Kompetensi Arsiparis Profesional di Indonesia. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi), 3(2), 226-237.