Peran Arsiparis Sebagai Sumber Informasi

Riska Amelia - 195030701111026 - UAS MR - Kelas A

Arsiparis yang handal dan profesional menjadi salah satu profesi yang terpenting dan dibutuhkan akan perannya pada setiap instansi. Arsiparis memiliki peran yang sangat penting yang dituntut untuk bisa memiliki inovasi dan menyesuaikan diri dengan keadaan, seperti perkembangan pada suatu zaman. Terlebih lagi pada saat ini zaman sudah semakin berkembang dan di negara Indonesia sendiri seorang arsiparis sudah mulai dilirik. Seperti yang kita ketahui bahwa arsip atau rekod merupakan sumber data, karena arsip adalah sebuah bukti dalam kegiatan atau transaksi hingga kegiatan dalam pengambilan keputusan. Dalam penyediaan informasi dalam lingkup internal maupun eksternal bagi masyarakat juga sangat dibutuhkan secara cepat dan tepat untuk, terlebih dalam pelayanan yang diberikan dan informasi yang disajikan. 

Mengapa arsiparis menjadi Sumber Daya Manusia yang penting untuk menebar informasi?

Pada era saat ini sebuah informasi menjadi tantangan yang besar bagi setiap lembaga penyedia jasa informasi seperti arsip. Hal tersebut tentunya karena masyarakat membutuhkan informasi menjadi sumber rujukan dalam pengambilan suatu keputusan dalam menjalankan aktivitasnya dalam berbagai bidang. Masyarakat tentunya membutuhkan sebuah informasi yang tidak hanya akurat tetapi juga cepat yang bisa dikatakan sebagai pengelola informasi dituntut agar dapat menyesuaikan pada setiap kondisi dan situasi terhadap pengguna informasi, hal tersebut juga menjadi suatu tantangan bagi seorang arsiparis. 

(Hendrawan & Ulum, 2019)Menurut kedudukan hukum dan kewenangan pada pasal 151, Arsiparis memiliki kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, yaitu:

1. Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan
2. Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah 
3. Menjaga terwujudnya pengelola arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
4. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya
5. Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
6. Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa
7. Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya

Dalam menjalankan tugasnya tentunya seorang arsiparis yang profesional membutuhkan pembinaan dan pelatihan. Pembinaan kearsipan merupakan salah satu upaya peningkatan kualitas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan suatu lembaga. Menurut (Mathis and Jackson, 2002) dalam (Hendrawan & Ulum, 2019) pembinaan dan pelatihan adalah suatu proses saat orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu mencapai tujuan perusahaan. Pembinaan SDM kearsipan hendaknya diarahkan pada:

1. Pemenuhan kebutuhan arsiparis secara kuantitas dan kualitas
2.  Penyebaran dan pemberdayaan arsiparis yang merata pada unit pengolah, unit kearsipan, dan lembaga kearsipan pada sebuah lembaga induk
3. Pejabat struktural yang melaksanakan fungsi dan tugas kearsipan pada unit kearsipan dan lembaga kearsipam pada sebuah lembaga induk

Diadakannya pelatihan merupakan sebagai bentuk investasi SDM Kearsipan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan kerja.

Bagaimana mengembangkan profesi Arsiparis?

Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara sehingga seorang arsiparis dituntut untuk menjadi profesional, memiliki pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman terkait bidang kearsipan. Seorang arsiparis harus mampu melaksanakan profesinya dengan semangat integritas yang tinggi dan penuh tanggung jawab sebagai pengelola informasi, penjaga, dan pemelihara warisan budaya nasional guna kepentingan generasi sekarang dan masa yang akan datang. Dalam melaksanakan profesinya, arsiparis harus bekerja tanpa diskriminiasi dalam berbagai bentuk manifestinya, dengan penuh kearifan dapat mengelola dan mendayagunakan informasi arsip demi kepentingan nasional, mengingat seorang arsiparis mempunyai peranan yang sangat penting pada setiap institusi (Maryanasari & Prasetyawan, 2019).

Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki keunggulan dibandingkan dengan sumber informasi lainnya karena arsip merupakan sumber informasi primer yang otentik, karena banyaknya informasi yang beredar dimasyarakat, masyarakat harus bersikap cerdas dan bijaksana dalam memilih informasi karena informasi yang beredar belum tentu terjamin kualitas khususnya kebenaran dan keakuratannya. Arsip akan menjadi pusat rujukan informasi ditengah banyaknya informasi yang belum atau tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Reference: 

Hendrawan, M. R., & Ulum, C. M. (2019). Pengantar Kearsipan Dari Isu Kebijakan ke Manajemen. Malang: UB Press.

Maryanasari, I. D., & Prasetyawan, Y. Y. (2019). Urgensi Peranan Arsiparis dalam Pengelolaan Arsip Statis di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Purworejo. Jurnal Ilmu Perpustakaan Vol.8 no.3.