ORGANISASI KEARSIPAN PERUSAHAAN

 

MUHAMMAD DHANNY ROIS - 195030701111006 - UJIAN AKHIR SEMESTER- MANAJEMEN REKOD- KELAS B

Menurut ISO 15489 : 2001 memaparkan bahwa manajemen rekod sebagai bidang manajemen yang bertanggung jawab atas pengaturan yang efisien dan sistematis atas penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan dan pengaturan catatan, termasuk proses-proses penangkapan dan penyimpanan bukti dan informasi tentang aktivitas bisnis dan transaksi dalam bentuk catatan. Dikarenakan banyaknya aktivitas- aktivitas yang menyebakan bom ledakan informasi, maka profesi dalam rekod dibutuhkan untuk mengatasi dalam bentuk apapun dokumen-dokumen yang dilakukan dan ditemukan didalam setiap perusahaan, salah satunya profesi dalam rekod ialah organisasi kearsipan perusahaan.

  Organisasi kearsipan perusahaan merupakan suatu bagian arsip yang melakukan sebuah pengelompokan arsip, indexing, menyimpan, memberikan peminjaman, pemeliharaan, dan melakukan sebuah pemusnahan arsip atau dokumen didalam perusahaan. Organisasi kearsipan peusahaan melakukan sebuah lingkup kerja terbatas sesuai dengan perusahaannya. Pengelolaan kearsipan perusahaan akan semakin kompleks tergantung besar atau kecilnya perusaahaan. Perusahaan yang besar akan sangat membutuhkan manajamen rekod untuk mengelola dokumen yang dibutuhkannya semakin kompleks untuk memberikan kelancaran jalannya perusahaan. Dan menjaukan dari sebuah kekacauan didalam dokumen.

Organisasi kearsipan perusahaan harus memiliki keterampilan jiwa seorang pustakawan. Dalam organisasi kearsipan perusahaan perlu memahami keterampilan pencarian dan menemukan informasi. Hal ini yang dimaksud adalah bagaimana mengakses dan mengambil informasi eksternal yang mungkin dibutuhkan oleh organisasi. Organisasi kearsipan perusahaan harus mengetahui bisnis organisasinya dan dapat menerapkan keterampilan dan teknik -teknik dari bidang informasi itu sendiri untuk memenuhi kebutuhan yang terdapat dalam perusahaan atau organisasi, disisi lain organisasi kearsipan perusahaan harus mampu mengidentifikasi informasi sebagai sumber didalam prusahaan dan untuk menilai-nilai informasi yang dihasilkan dan digunakan oleh perusahaan. Karena organisasi kearsipan perusahaan harus bertanggung jawab atas salah satu aset terpenting dari organisasi atas  informasinya yang dimiliki.

Perusahaan-perusahaan yang memiliki cabang dan kantor menyebar diseluruh penjuru dalam negeri atau luar negeri akan melakukan proses manajemen rekod. Dimana melakukan sebuah sistem sentralisasi, desentralisasi, atau dilakukan sebuah penyatuan gabung antara kedua belah pihak tersebut. Supaya dapat memberikan sebuah efesien dan efektif dalam pemberkasan dokumen rekod. Pemberkasan adalah bila rekod yang benar disimpan dan diberkaskan maka mereka dapat diketemukan ketika dibutuhkan, kemudian akan memberikan fungsi yang berguna. Rekod yang diciptakan maupun yang diterima harus disusun, disimpan untuk ditemu balik kemudian digunakan oleh pemakai.

Filing system (pemberkasan) menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.  Penyimpanan ini memerlukan sebuah sistem tersendiri. Untuk menyusun rekod memerlukan sistem pemberkasan, artinya penyusunan arsip dinamis secara sistematis, logis yang menggunakan angka, huruf, kombinasi angka dan huruf untuk identifikasi rekod.

Ruang ligkup pekerjaan organisasi kearsipan perusahaan tidak hanya untuk menyimpan arsip, dokumen yang dipemberkasan. Melainkan dapat berasumsi mengontrol, memberikan atau menyajikan sebuah informasi penting yang mungkin memiliki sebuah bernilai bagi pengguna atau stakeholder. Dengan kebutuhan yang sangat berbeda-beda dan menggunakan informasi dalam sehari-hari. hal ini disebabkan karena perusahaan-perusahaan yang sudah maju terlebih pada perusahaan dalam bidang keuangan, perbankan, dan perusahaan skala multi nasional atau internasional.

Ada yang beranggapan bahwa bagian arsip tidak penting karena pekerjaannya hanya melakukan menyimpan, memberikan pinjaman, pemeliharaan, pengelompokan, dan pemusnahan rekod. Akan tetapi yang beramsumsi rekod tidak penting dalam perusahaan itu adalah salah besar. Dikarenakan bagian arsip di perusahaan paling kompetan vital dalam memberikan susunan pekerjaan suatu administrasi perusahaan. Semakin kompleksnya suatu permasalahan diperusahaan mengenai daya saing semakin meningkat, maka archive manager melakukan enrichment pekerjaan guna mendukung kebutuhan organisasi dalam menyedikan data, dokumen, dan informasi yang akurat dan tepat.

Dalam melakukan pengarsipan isi yang terkandung dapat terhubung antara satu dengan yang lainnya dengan metadata yang diperlukan atau difungsikan untuk mendokumentasikan. Format dalam keterkaitan antar elemen yang membentuk konsep harus tetap dapat terkandung di transaksi struktur arsip. Kegiatan dalam arsip yang diterima, dibuat dan digunakan harus dilakukan dengan jelas, hal ini disebabkan karena akan digunakan oleh para stakeholder atau masyarakat perusahaan. Maka hal yang dilakukan untuk kejelasan seperti proses pada saat kegiatan transaksi berbagai macam di perusahaan atau berkaitan dengan penyimpanan. Pengelolaan arsip itu harus memberikan bukti yang sah dari aktivitas-aktivitas yang dilakukan atau transaksi yang didokumentasikan realistis. Supaya dijadikan sebagai alat bukti yang sah dalam hal kegiatan apapun.

 

Referensi

Sulistyo, Basuki. 2016. Pengantar Ilmu Kearsipan. Universitas Terbuka: Tanggerang.

Handoyo, Widhi. Tidak Ada Tahun. Manajemen Kearsipan Modern. Diunduh dari http://repository.ut.ac.id/4072/1/ASIP4311-M1.pdf.