Menjadi Seorang Manajer Rekod

 

Menjadi Seorang Manajer Rekod

Oleh : Mufida Pramudya Farhani - 195030701111001

Sebagai mahasiswa Ilmu Perpustakaan, kami dihadapkan dengan berbagai macam piihan profesi di masa depan. Untuk memilih sebuah profesi yang nantinya akan kita lakoni, ada baiknya untuk mengenal diri sendiri apakah kita mampu dibidang tersebut. Maka dari itu saya memilih untuk menjadi manajer rekod profesional. Menurut saya menjadi manajer rekod yang profesional tidaklah mudah, kita perlu mengetahui dan hapal diluar kepala tentang manajemen rekod, mata kuliah manajemen rekod mengajarkan semua yang perlu dilakukan oleh manajer rekod. Dibawah ini penjelasan untuk memahami lebih jelasnya mengapa profesi manajer rekod, bagaimana cara saya mencapai itu, dan bagaimana mengembangkan profesi manajer rekod di masyarakat.

Rekod merupakan hasil sertaan (by product) kegiatan fungsi bisnis organisasi dan berguna sebagai bukti. ISO 15489 part 1 (2001) mendefinisikan rekod sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti dan informasi oleh organisasi untuk memenuhi kebutuhan hukum atau dalam transaksi bisnis. Sehingga organisasi perlu mengelola rekod agar dapat dimanfaatkan dengan tepat dan berdayaguna. Pengelolaan rekod harus didesain untuk memastikan penciptaan dan penangkapan, pengelolaan dan akses terhadap rekod setiap saat (Upward, 2000) sehingga diperlukan sistem pengelolaan rekod yang terdiri kebijakan, pedoman dan prosedur kerja pengelolaan rekod (Prabowo, 2009).

Keberhasilan suatu program kerja tergantung kepada banyak hal, salah satunya yang paling penting adalah orang yang memimpin dan bertanggung jawab pada program kerja tersebut, begitu juga dengan program pengelolaan rekod. Orang yang bertanggung jawab dan memimpin pengelolaan rekod disebut sebagai Manajer Rekod (Kennedy & Schauder, 1998) sehingga Manajer Rekod mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap keberhasilan program pengelolaan rekod. Dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya manajer rekod tidak akan lepas dari perannya yaitu bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pengembangan kebijakan, sistem dan prosedur dan bekerja sama dengan unit-unit kerja dalam organisasi terhadap pengelolaan rekod organisasi (Kennedy & Schauder, 1998).

Pengelola  Rekod  atau  juga  lazim  disebut  sebagai Record  Manager/Record  Specialist adalah  suatu profesi  yang  idealnya  merupakan  profesi  yang  paling  tepat  untuk  melakukan  analisa  terhadap catatan/  informasi  perusahaan  dan  membentuknya  sebagai  suatu  asset  yang  kemudian  dapat disulap  menjadi  modal  awal  keunggulan  suatu  perusahaan.  Untuk  dapat  melakukan  peran  ini, dibutuhkan   seorang   pengelola   rekod   yang   tidak   hanya   memiliki   kompetensi teknis   dalam menyimpan  dan  melestarikan  rekod  yang  ada,  tetapi  juga  memiliki  kompetensi  lainnya  seperti praktek  dan  prioritas  dalam  dunia  usaha,  mampu  memanfaatkan  teknologi  informasi  terbaru  dan melihat  potensi  atas  suatu  rekod  sebagai  alat  bantu  dalam  membuat  keputusan  strategis  dalam perusahaan.

Peran manajer rekod selain membuat mengembangkan dan mengontrol kebijakan pengelolaan rekod juga bekerjasama dengan unit kerja yang lain dalam hal pengelolaan rekod untuk mendukung fungsi organisasi. Tanggung jawab Manajer Rekod sebagai berikut :

• Membangun sistem manajemen arsip baru
• Mengembangkan, memelihara, memverifikasi dan mengevaluasi sistem yang ada
• Mengawasi peralihan dari kertas ke pencatatan elektronik
• Menulis laporan dan publikasi
• Menangani pertanyaan dan permintaan informasi dari klien internal dan eksternal
• Memastikan bahwa persyaratan dan peraturan keuangan, hukum atau administrasi dipatuhi
• Memastikan bahwa data dilindungi
• Mengklasifikasikan dan mengindeks catatan
• Menghancurkan atau mengarsipkan data / catatan jadi
• Memastikan bahwa rekod mudah diakses bila diperlukan
• Memberikan pelatihan kepada staf yang membutuhkan akses atau memiliki tanggung jawab untuk memelihara rekod.

Berdasarkan penjelasan tentang Manajer Rekod, alasan saya memilih profesi ini karena :

• Ternyata perannya di organisasi dan instansi sangat besar tentunya untuk kelangsungan organisasi.
• Profesi ini memiiki kompetensi yang dapat dikembangkan lebih luas dan  dapat digabungkan dengan : seorang manajer proyek, peran ilmu informasi atau manajemen, seorang manajer IT, seorang manajer regulasi, dan seorang arsiparis.
• Profesi Manajer Rekod juga dibutuhkan diberbagai instansi dan organisasi seperti : Perusahaan teknologi, Universitas dan lembaga pendidikan tinggi, dinas dan layanan sipil, organisasi jasa keuangan, perusahaan konstruksi dan listrik, perusahaan farmasi, badan amal, dan yang lainya.

Untuk menjadi seorang Manajer Rekod, hal yang perlu saya lakukan adalah :

• Mendapatkan pengalaman melalui kerja sukarela atau bahkan bekerja yang dibayar di bagian yang berkaitan dengan tugas-tugas Manajer Rekod.
• Memperdalam pengetahuan tentang manajemen rekod.
• Memiliki kualifikasi sarjana hingga pascasarjana spesialisasi rekod, arsip, dan/atau manajemen informasi.
• Memiliki kemampuan analisis, komunikasi, menggunakan database dan sistem operasi, teliti dan sabar.

    Bagaimana cara saya mengembangkan profesi Manajer Rekod di Masyarakat?. Pertama kali yang dilakukan adalah ikut membangun perkumpulan/asosiasi profesi yang ada yaitu P3RI (Profesi Pengelola Rekod Indonesia). Dengan adanya perkumpulan  dengan harapan untuk lebih dikenal masyarakat luas dan juga membangun kompetensi profesi ini. Beberapa kegiatan yang dilakukan seperti : menyelenggarakan berbagai program pelatihan berjenjang untuk profesi pengelola rekod, mengembangkan standar kompetensi dan kode etik profesi, hingga kegiatan bermanfaat lainya.

 

Daftar Rujukan :

Target Jobs. Records Manager : Job description. Dapat diakses pada < https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278259-records-manager-job-description>

Farli Elnumeri. 2019. Peluang dan Tantangan Profesional Informasi dalam Pengembangan Tata Kelola Informasi di Indonesia. Dapat diakses pada

<https://www.researchgate.net/publication/338253655_Peluang_dan_Tantangan_Profesional_Informasi_dalam_Pengembangan_Tata_Kelola_Informasi_di_Indonesia>