Menjadi Seorang Arsiparis

 Siti Nur Kholisoh - 195030707111017 - Ujian Akhir Semester - Manajemen Rekod - Kelas B

Pengertian Arsiparis  dan Bidang Tugasnya

Dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah: “seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.”

Adapun menurut Permen PAN No. PER/3/M.PAN/3/2009 disebutkan bahwa:

“Arsiparis adalah jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.” 

Secara terminologis,  istilah arsiparis dibakukan sejak diterbitkannya Keputusan Menteri PAN tentang Angka Kredit bagi Jabatan Arsiparis. Dengan pembakuan tersebut kemudian dikenal istilah profesi kearsipan sebagai substansi yang melekat pada manajemen arsip. Dalam hal ini arsiparis diberi pengertian yang terbatas yaitu Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan. Arsiparis sebagai profesi harus didukung oleh substansi teoritis sebagaimana profesi lain pada umumnya. Tenaga professional arsiparis adalah orang yang memiliki keterampilan, perilaku, sikap yang professional serta memiliki latar belakang teori dan minat kearsipan.

Fungsi dan Tugas Arsiparis (menurut Pasal 4 Permenpan Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis) meliputi:

·         Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri.

·         Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;

·         Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;

·         Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;

·         Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;

·         Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan

·         Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Peran dan Tanggung Jawab Arsiparis

·         Mengembangkan sistem kearsipan yang tepat sesuai dengan corak, warna, bentuk dan sistem administrasi yang dikembangkan pada suatu instansi.

·         Mengolah informasi secara profesional untuk menetapkan klasifikasi informasi untuk menjamin pertanggungjawaban nasional secara efisien.

·         Merancang suatu sistem layanan atau penggunaan arsip untuk berbagai kepentingan secara aman, tepat sasaran, tepat guna dan tepat waktu.

·         Menilai, mengedit, dan mengarahkan pengamanan arsip permanen dan dokumen bernilai sejarah Ikut serta dalam kegiatan riset berdasarkan bahan arsip.

Kepribadian Arsiparis

·         Berpikir Analitis, dengan menggunakan logika dan penalaran untuk mengindentifikasi kekuatan dan kelemahan dari solusi alternatif, ataupun pendekatan permasalahan yang ditangani.

·         Problem solving, Memahami masalah yang rumit dan mengetahui cara menggunakan teknologi untuk menyelesaikannya.

·         Aktif Mendengarkan, Memberikan perhatian penuh pada perkataan orang lain, menyisihkan waktu memahami poin yang disampaikan, mengajukan pertanyaan sewajarnya, dan tidak menyela pada waktu yang tidak tepat.

·         Memiliki keterampilan interpersonal dan pemecahan masalah yang efektif.

·         Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif secara lisan dan tulisan.

·         Penyusunan Informasi 

Mengapa Arsiparis?

Di beberapa lembaga pemerintahan, masih banyak yang menganggap bahwa profesi arsiparis merupakan profesi buangan. Kenyataan dan anggapan ini mau tidak mau masih berkembang dan masih hidup di beberapa lembaga pemerintah. Arsip saat ini bukalah hanya sebagai bagian dari manajemen administrasi dan perkantoran bagi suatu instansi atau lembaga, tetapi lebih dari itu, arsip ialah salah satu sumber informasi yang penting. Segala aspek bidang kehidupan manusia senantiasa akan selalu membutuhkan arsip. Oleh karena itu, alasan saya memilih arsiparis adalah saya ingin menunjukan kepada orang – orang yang mungkin menilai bahwa profesi arsiparis ini buangan, tetapi pada kenyataanya profesi ini memiliki peran penting dalam segala bidang kehidupan kita. Saya ingin lebih memperkenalkan kepada orang sekitar, agar mereka tidak asing lagi dengan profesi arsiparis.

Mengembangkan Profesi Arsiparis Dalam Masyarakat  Sekitar

Banyak masyarakat yang masih asing dengan profesi arsiparis, mungkin dalam beberapa benak mereka beranggapan bahwa profesi ini hanya sekedar menata arsip dengan rapi dalam suatu almari atau rak arsip. Padahal tugas dan kewajiban seorang arsiparis dalam pengelolaan arsip tidak semudah yang dibayangkan. Oleh karena itu, agar profesi ini bisa berkembang dalam masyarakat, perlu adanya sosialisasi kepada masyarakat untuk menjelaskan arti penting arsip yang sesungguhnya.

Referensi :

Handayani, Anita. Fungsi dan Tugas serta Kewenangan seorang Arsiparis di Bidang Kearsipan. Diakses pada 23 Desember 2020.

Burhanuddin DR,  Profesionalisme Arsiparis dan Evaluasi Kerja, diakses dari kompetensiarsiparis 1. pdf