MENGENAL RECORDS MANAGER
Salah Satu Profesi di Bidang Ilmu
Perpustakaan dan Informasi
Records Manager merupakan seseorang yang bertanggung
jawab untuk mengelola dan memelihara informasi yang dihasilkan dan diterima
oleh organisasi baik publik maupun swasta secara efektif, akurat, aman, dan
tepat. Records Manager juga bertanggung jawab atas pengembangan,
implementasi, dan administrasi arahan dan prosedur operasi standar untuk
pembuatan, pengambilan, perlindungan, pelestarian, dan penghancuran rekod (baik
hard copy maupun elektronik).
Records Manager berbeda dengan arsiparis. Archivist (arsiparis)
bertanggung jawab terhadap kegiatan archives management atau archives
administration (arsip statis) sedangkan Records Manager bertanggung
jawab terhadap kegiatan records management (arsip dinamis). The
International Standards Organization (ISO) (15489: 2001) mendefinisikan record
management sebagai “Bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol
yang efisien dan sistematis dari pembuatan, penerimaan, pemeliharaan,
penggunaan, dan disposisi rekod, termasuk proses untuk mengambil dan memelihara
bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk rekod.”
Secara umum skill untuk menjadi Record
Manager yaitu kesabaran, ketelitian, mengetahui prioritas, keterampilan
pemecahan masalah, kemampuan analisis, keterampilan administrasi, kemampuan
berorganisasi, keterampilan komunikasi dan mempengaruhi (communication and
influence skills), dan rasa percaya diri. Namun, untuk menjadi manajer
rekod di era digital harus memliki keterampilan dan pengetahuan sebagai
berikut:
1. Landasan teoritis ilmu kearsipan
Manajer rekod perlu menyadari teori kearsipan sehingga dapat
memperlakukan dokumen kearsipan dengan tepat karena objek pertama teori
kearsipan adalah sifat dokumen arsip atau rekod (Eastwood 1994; Duranti 2001).
2. Pengetahuan kerangka legislatif dan
kebijakan yang mempengaruhi manajemen rekod
Manajemen rekod berlangsung dalam kerangka hukum dan kebijakan sehingga
mempengaruhi cara arsip dikelola.
3. Keterampilan kolaboratif
Rekod elektronik dihasilkan oleh TIK. Tenaga teknologi informasi
mengelola infrastruktur TIK sedangkan konten (rekod) dikelola oleh profesional
manajemen rekod. Oleh profesional manajemen rekod perlu memahami bahasa dan
proses TI dasar.
4. Keterampilan berbasis TIK
Agar manajer rekod dapat secara efektif menjalankan tugas di era digital,
maka perlu memiliki keterampilan kerja dan pengetahuan dalam menggunakan TIK.
Menurut Wamukoya dan Mutula (2005), mengelola rekod dalam lingkungan digital
menimbulkan beberapa tantangan karena teknologi-teknologi terkini memerlukan keterampilan
dan kompetensi baru.
5. Soft / personal
skills
Records Manager membutuhkan berbagai soft skill dan personal skill untuk bertahan
di era digital. Diakui, keterampilan ini masih relevan bahkan di lingkungan
yang didominasi oleh sistem pencatatan rekod manual. Keterampilan dan
pengetahuan ini meliputi:
a. Keterampilan persuasif dan advokasi
Record Manager perlu berpikir dan bertindak secara strategis. Agar rekod diakui
sebagai aset strategis yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan mereka, Record
Manager perlu meyakinkan manajer strategis bahwa penyelarasan tujuan
manajemen rekod dan tujuan organisasi dapat membantu pencapaian tujuan organisasi.
b. Keterampilan komunikasi
Record Manager harus dapat berkomunikasi dengan manajer di semua tingkatan
organisasi (Maropamabi 2018)
c. Keterampilan lainnya
Diantaranya adalah keterampilan presentasi, pelatihan, pemantauan
dan evaluasi. Hal ini dibutuhkan karena pengelolaan rekod dinamis dan keahlian
yang dibutuhkan oleh Record Manager akan berubah seiring dengan kemajuan
teknologi.
6. Penerapan praktik terbaik dalam manajemen
arsip
Kepatuhan terhadap standar praktik terbaik manajemen rekod
merupakan langkah untuk memfasilitasi manajemen rekod yang efektif untuk
pemberian layanan (Kemoni 2007).
Keterampilan-keterampilan dan pengetahuan
inilah yang membuat profesi Record Manager menarik, karena menjadi
tantangan tersendiri bagi orang yang ingin menekuninya. Selain ilmu atau teori
mengenai manajemen rekod, profesi ini juga harus diliputi keterampilan
komunikasi, kolaboratif, dan juga soft skill yang akan menjadikan seorang
individu sebagai professional Record Manager.
Untuk menjadi records manager maka
selama kuliah carilah posisi magang dengan sistem perpustakaan atau perusahaan
konsultan layanan informasi untuk mendapatkan pengalaman dengan setidaknya satu
sistem informasi otomatis. Selain itu, jadilah volunteer yang berkaitan
dengan records management sehingga dapat terbiasa dengan penyimpanan
data, pengambilan, dan sistem pengarsipan otomatis sehingga mahasiswa Library
and Information Science memiliki soft skills yang matang saat lulus. Untuk mengembangkan profesi ini, maka generasi muda harus
mengenal siapa Record Manager dan peran pentingnya. Dengan begitu pula
kesadaran masyarakat sekitar akan manajemen rekod meningkat bersamaan dengan
peningkatan pengetahuan.
DAFTAR PUSTAKA
GTI Media. Records
Manager: Job Description. Dalam https://targetjobs.co.uk/careers-advice/job-descriptions/278259-records-manager-job-description
diakses pada 21 Desember 2020.
Mosweu, Olefhile.
(2019). Knowledge and Skills Requirements for A Records Manager in Botswana in
The Networked Environment. Journal of The South African Society of Archivists, Volume 52.
Taylor, Allan dan
James Robert Parish. (2009). Career Opportunities in Library and Information
Science. New York: Ferguson Publishing.
Komentar
Posting Komentar