Pada setiap kegiatan diperlukan
bantuan data dan informasi, demikian pula pada pengambilan keputusan. Informasi
menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah
maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan
informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk
mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari
birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang
dengan cepat. Arsip, merupakan salah satu sumber informasi penting yang dapat
menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi. Sebagai rekaman
informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat
ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan
untuk kepentingan organisasi yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat
penting tersebut maka harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak
penciptaan sampai dengan penyusutan. Oleh karena itu, profesi arsiparis
sangatlah dibutuhkan oleh organisasi swasta maupun pemerintahan. Profesi
arsiparis adalah sebuah pilihan yang membutuhkan sebuah karakter pribadi yang
kuat karena arsiparis harus bertanggung jawab mengelola kearsipan. Oleh Karena
itu, di instansi/lembaga manapun seorang arsiparis mampu memberikan peranannya
dalam peningkatan kinerja instansi/lembaganya berdasarkan pengetahuan dan
keterampilannya sebagai arsiparis.
Menurut undang-Undang Nomor 43
Tahun 2009, arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan
pelatihan kearsipan. Sebagai sebuah profesi,arsiparis mempunyai kewajiban atau
rincian tugas yang harus dikerjakan. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, pasal 17 menyebutkan bahwa kewajiban unit kearsipan pada pencipta
arsip meliputi: pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi; pemusnahan arsip di
lingkungan lembaganya; penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip
kepada lembaga kearsipan; dan pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka
penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Selain menata fisik arsip,
arsiparis juga berkewajiban mengolah informasi yang terdapat di dalam arsip.
Informasi arsip harus diolah agar sewaktu waktu user/pengguna membutuhkan
arsip, arsiparis dapat menyajikan arsip yang dimaksud oleh pengguna dengan
cepat dan tepat.
Profesi kearsipan masih dianggap sebagai pekerjaan yang tidak popular, pekerjaan yang tidak bergengsi, kurang mendapat apresiasi, serta profesi yang dienggani. Pada lembaga pemerintahan banyak yang menganggap bahwa profesi arsiparis merupakan profesi buangan (Kurniatun : 2014). Penempatan SDM pada bidang kearsipan dianggap hanya bagi pegawai yang kurang kompeten sehingga berpengaruh pada semangat dan gairah kerja yang tentunya akan menentukan kinerja unit kerja kearsipan. Setiap profesi sepatutnya ditunjang dengan kompetensi yang sesuai dengan bidangnya. Tidak hanya profesi eksakta seperti dokter atau apoteker yang diharuskan memiliki kompetensi dasar, beberapa profesi sosial seperti dokter, perawat, dosen, guru, bidan, penerjemah, pranata komputer, jagawana, penyuluh pertanian, widyaiswara dan lain-lain juga sepatutnya memiliki kompetensi yang mumpuni, tak terkecuali seorang pustakawan dan arsiparis. Seseorang dengan profesinya sebagai pengelola arsip atau arsiparis seharusnya juga memiliki kompetensi dasar yang membimbing arsiparis tersebut melaksanakan wewenang dan tanggung jawabnya dengan baik. Agar profesi arsiparis mendapat pengakuan di masyarakat, harus dimulai dari diri sendiri untuk lebih mencintai dan menghargai profesi yang disandang. Agar profesi arsiparis mendapat pengakuan di masyarakat, hendaknya arsiparis berusaha untuk meningkatkan:
1. Kemampuan teknis dalam pengelolaan arsip dari tahap penciptaan hingga penyusutan, termasuk juga dalam hal pelayanan yang baik kepada pengguna arsip.
2. Pemahaman terhadap teori kearsipan agar bisa mengikuti perkembangan kearsipan yang sedang terjadi.
3. Kemantapan kepribadian sebagai arsiparis agar bisa memenuhi tugas dan kewajiban sebagai seorang arsiparis sesuai dengan tuntutan profesi.
Peningkatan kuantitas pegawai dalam
profesi kearsipan perlu didukung dengan peningkatan kualitas dan mutu serta
citra diri arsiparis dengan peningkatan pendidikan, kecakapan dan kemampuan.
Dikhawatirkan peningkatan jumlah fungsional arsiparis pada institusi tidak
memberikan dampak apapun pada peningkatan kinerja bidang kearsipan. Penilaian
atas bidang kearsipan tidak akan lepas bahkan dapat dikatakan tergantung pada
citra profesi kearsipan itu sendiri. Jika tiap pegawai yang berkecimpung dalam
profesi kearsipan saja tidak dapat menghargai arti penting sebuah arsip, bagaimana
dengan pimpinan dan pegawai di luar bidang kearsipan. Tiap fungsional arsiparis
perlu mengembangkan potensi diri serta organisasi profesi, melakukan upaya profesionalisme
dalam kegiatan kearsipan sehingga kepercayaan dan penghargaan atas profesi
kearsipan akan tumbuh dengan sendirinya.
Sumber:
Ardyawin, I. (2017). Kompetensi Arsiparis dalam Pengelolaan Kearsipan terhadap Pemenuhan Kebutuhan Informasi Masyarakat. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi), 2(1), 33-45.
Fathurrahman, Muslih. (2018). Pentingnya Arsip sebagai Sumber Informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi), 3(2), 215-225.
Kurniatun. (2014). Arsiparis: Antara Realita dan Harapan. Tersedia pada: http://arsip.ugm.ac.id/wp-content/uploads/sites/401/2014/12/arsiparis-antara-realita-dan-harapan-1.pdf
Siambaton, Ernita. (2017). Memahami Arsip dan Arsiparis dalam Manajemen Kearsipan di Amerika Serikat dan Indonesia. Industrial Research Workshop and National Seminar Bandung 26-27 Juli, 245-249.
Sugito, Wisudowati. (2018). Profesi Kearsipan : Antara Pengakuan dan Integritas (Studi Kasus Pada Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral). Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan. 2. 75. 10.22146/diplomatika.43437.
Komentar
Posting Komentar