Management Document Specialist

SALMA MARCH ANDINA | 195030707111004 | UAS MANAJEMEN REKOD | KELAS B

PROFESI MANAGEMENT DOCUMENT SPECIALIST

 

Apa itu Management Document?

       Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan. Secara umum, dokumen adalah sebuah catatan atau tangkapan dari sebuah peristiwa atau sesuatu sehingga informasi tentang hal tersebut tidak akan hilang. Dokumen adalah bentuk informasi. Biasanya informasi pada dokumen ditulis tangan tapi juga bisa dibuat dari gambar dan suara. Suatu dokumen dapat dimasukkan ke dalam bentuk elektronik dan disimpan dalam komputer. Suatu dokumen biasanya menganut konvensi berdasarkan pada dokumen serupa atau sebelumnya atau sesuai persyaratan spesifik.
      

    Kegiatan untuk mengelola document biasa disebut sebagai manajemen document (document managements). Dokumen-dokumen tentunya perlu dikelola, karena merupakan nilai tambah dari bisnis, menjadi aset perusahaan atau organisasi daripada hanya sekedar pertanggungjawaban saja.

Berikut ini beberapa contoh dokumen, antara lain:

- Akta kelahiran.

-     - Surat nikah.

-     - Surat perjanjian.

-     - Surat wasiat.

-     - Paspor. Visa.

-     - Dokumen perjalanan.

-     - Rekaman sejarah lisan.

-     - Faktur penjualan.

-     - Spesifikasi produk

-     - Surat kabar.

 

Apa itu Management Document Specialist?

     Management document specialist atau spesialis manajemen dokumen merupakan profesi yang berada di bidang kearsipan. profesi ini memiliki tugas untuk menerapkan dan mengelola sistem manajemen dokumen perusahaan dan prosedur terkait yang memungkinkan organisasi untuk menyimpan, mengolah, membagikan dokumen elektronik secara efisien dan terstruktur.

 

Apa saja tugas Management Document Specialist?

1.   - Merancang, mengidentifikasi terkait kebutuhan sistem dokumentasi digital

2.   - Berkonsultasi dengan klien mengenai masalah dalam mengakses konten secara elektronik

3.   - Merancang dan monitor standar operasi dan peraturan untuk menjaga kepatuhan terkait dengan sistem dokumen elektronik.

     - Membantu dalam menentukan kebijakan manajemen untuk memudahkan akses informasi yang efisien, patuh pada hukum & regulasi, serta keamanan dari semua konten elektronik.

5.  - Menerapkan pengolahan dokumen elektronik, perbaikan, dan sistem distribusi dengan bekerja sama dengan pakar teknologi informasi dan departemen-departemen lainnya

- Pengetahuan dasar apa saja yang perlu diketahui untuk menjadi Mnagement Document Specialist?

1.    

       Administrasi dan Manajemen

      Pengetahuan tentang prinsip bisnis dan manajemen termasuk perencanaan strategis, alokasi sumber daya, pemodelan sumber daya manusia, teknik kepemimpinan, metode produksi, dan koordinasi antara orang dan sumber daya.

2.    

      - Administratif

      Pengetahuan tentang prosedur dan sistem administratif, seperti mengelolah kata, mengatur dokumen dan catatan, stenografi dan transkripsi, mendesain formulir, serta prosedur dan terminologi kantor lainnya. 

      - Komputer dan Elektronik

   Pengetahuan tentang papan sirkuit, prosesor, chip, peralatan elektronik, perangkat keras dan perangkat lunak komputer, termasuk aplikasi dan pemrograman.

4.   - Layanan Pelanggan dan Personal

     Pengetahuan tentang prinsip dan proses untuk menyediakan layanan bagi pelanggan dan personal. Hal ini termasuk penilaian kebutuhan pelanggan, memenuhi standar kualitas layanan, dan evaluasi kepuasan pelanggan.

5.   - Bahasa Inggris

    Pengetahuan tentang struktur dan isi dari Bahasa Inggris, termasuk arti dan ejaan dari setiap kata, aturan komposisi, dan tata bahasa.

 

Berapa pendapatan Management Document Specialist?

     Pendapatan Management document specialist berkisar diantara Rp.2.000.000-Rp.5.000.000 perbulan untuk fresh graduate. Pendapatan ini juga bervariasi tergantung kebijakan perusahaan dan trend industry. Untuk Manajement Document Specialist yang sudah professional bisa mendapatkan gaji lebih dari nominal diatas.

Mengapa memilih menjadi Management Document Specialist?

      Management Document Specialist merupakan suatu profesi yang belum banyak ditekuni sehingga peluang kerja yang masih besar dan juga banyaknya perusahaan yang membutuhkan Management Document Specialist untuk mengatur dokumen-dokumennya.

 

Jurusan apa saja yang bisa menjadi Management Document Specialist?

Ilmu Perpustakaan, Ilmu Komputasi, Manajemen Rekod & Arsip (Vokasional)

 

Bagaimana cara mengembangkan Profesi Management Document Specialist?

        Dalam mengembangkan profesi management document specialist agar lebih dikenal di masyarakat luas dapat dilakukan dengan mengadakannya webinar atau membuat website khusus yang berisikan deskripsi profesi ini dan menjelaskan tentang bagaimana prospek dari profesi ini karena hingga sekarang belum ada website khusus yang membahas tentang profesi Management Document Specialist atau Spesialis Manajemen dokumen ini. Diharapkan kedepannya jika ada website khusus yang membahas tentan profesi ini mungkin profesi ini dapat lebih banyak dikenal dan menjadi profesi yang diminati banyak orang.

 

Referensi :

Amsyah, Zulkifli, (2001) manajemen kearsipan, penerbit PT.Gramedia Pustaka Utama Jakarta

Tambe, M. Nippi. 2008. Manajemen Kearsipan dan Dokumentasi, Makassar : penerbit UNM