Profession Record Manager
Aura Dara Ferdhina Suci - 195030701111025 -Ujian Akhir Semester - Manajemen Rekod - Kelas A
Rekod tercipta karena kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi, perusahaan atau lembaga dalam menjalankan kegiatan operasional maupun fungsional. Dari pernyataan tersebut dapat kita pahami bahwa semua organisasi pasti memiliki rekod. Rekod di dalam sebuah organisasi berfungsi untuk mempertahankan kredibilitas kegiatan pelayanan publik maupun transaksi bisnis. Semakin bertambah ukuran sebuah organisasi, maka rekod yang dihasilkan juga semakin kompleks. Bahkan saat ini karena perkembangan teknologi yang sangat pesat, lembaga swasta maupun pemerintah bergantung pada rekod dalam bentuk digital karena lebih efisien. Oleh karena perubahan jenis maupun volume rekod yang semakin bertambah, dibutuhkan seorang ahli untuk mengelola rekod-rekod tersebut.
Profesi ahli yang bertanggungjawab atas rekod, baik itu dalam hal pengelolaan atau pemeliharaan yang efektif dan tepat disebut sebagai record manager. Profesi record manager sangat menarik karena rekod menjadi kunci dalam keberlansungan organisasi. Rekod yang dikelola dengan tepat oleh seorang record manager dapat berfungsi sebagai pusat ingatan kolektif instansi (corporate memory), kedua sebagai penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), ketiga sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan keempat penyusutan berkas kerja (Sauki, 1999: 6). Rekod yang dikelola dengan efektif dan tepat akan menguntungkan organisasi itu sendiri. Selain itu, hal yang menarik dari rekod yaitu karena rekod sebenarnya sangat dekat dengan kehidupan pribadi kita akan tetapi sebagian orang tidak menyadarinya. Rekod tersebut dapat berbentuk akta kelahiran, kartu tanda penduduk, ijazah dsb, lalu mengapa kita menyimpan dan mengelola rekod-rekod tersebut? Jawabannya karena rekod merupakan sumber informasi yang dapat digunakan sebagai pembuktian identitas dan kepemilikan.
ISO (15489:2001) mendefinisikan record management sebagai bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan memelihara bukti serta informasi tentang kegiatan bisnis atau transaksi dalam bentuk rekod. Jadi, manager record merupakan individu yang bertanggung jawab atas pengembangan, implementasi, dan administrasi arahan dan prosedur operasi standar untuk pembuatan, pengambilan, perlindungan, pelestarian, dan penghancuran rekod dalam bentuk hardcopy maupun elektronik. Secara mendetail, tugas dan fungsi record manager sebagai berikut :
1. Mengembangkan sistem pengarsipan dan jadwal retensi, serta memelihara rekod agar tetap memenuhi persyaratan administratif, hukum, dan keuangan.
2. Mengembangkan rencana penyimpanan rekod yang mencakup penyimpanan fisik dan digital jangka pendek atau jangka panjang sedemikian rupa sehingga keduanya cukup dapat diakses dan dilindungi dari kerusakan lingkungan (rekod fisik) atau gangguan yang tidak beralasan ( rekod digital)
3. Menganalisis setiap masalah manajemen rekod dan merancang strategi serta prosedur untuk memenuhi kebutuhan rekod yang sedang berjalan di suatu organisasi.
4. Mengatur mekanisme penghancuran rekod yang aman dan mengawasi penggunaan sistem informasi otomatis untuk pencarian dan pengambilan entri data serta pelaporan pada rekod.
5. Menyediakan sesi pelatihan terkait rekod dan topik lainnya (seperti klasifikasi, pengindeksan, dan abstrak catatan untuk kemudahan pengambilan) untuk staf.
Sebuah profesi dapat diraih melalui beberapa proses seperti menempuh pendidikan pada perguruan tinggi maupun pelatihan khusus yang mengeluarkan sebuah sertifikasi. Adapun profesi record manager memiliki persyaratan dasar seperti memiliki gelar dalam bidang Library and Information Science. Selain itu, untuk bekerja di sebuah lembaga biasanya seseorang setidaknya pernah mengikuti program magang dengan waktu tertentu. Berikut beberapa hal yang bisa dipersiapkan untuk menjadi seseorang record manager :
1. Memiliki keterampilan komunikasi tertulis, lisan, dan membangun relasi yang baik. Seorang record manager harus memiliki orientasi layanan yang kuat dan mampu bekerja dalam lingkungan tim.
2. Memiliki kemampuan analitis, organisasi, dan kepemimpinan yang sangat baik. Seorang record manager membutuhkan keterampilan interpersonal yang sangat baik, karena mereka harus bekerja dengan analitis dan efektif dengan semua tingkatan personel.
3. Memahami cara kerja database, sistem email, dan server file jaringan. Pemahaman tentang Freedom of Information Act dan Data Protection Act memiliki nilai tambahan.
4. Selama kuliah, cari posisi kerja-belajar atau magang dengan sistem perpustakaan atau perusahaan konsultan layanan informasi untuk mendapatkan pengalaman dengan setidaknya satu sistem informasi otomatis.
6. Mencari informasi pekerjaan sebagai teknisi manajemen rekod.
Pengembangan profesi dan masyarakat dapat memanfaatkan media sosial karena saat ini hampir setiap individu memiliki smartphone. Pemanfaatan social media dapat berbentuk pembuatan akun yang berisi konten-konten terkait rekod maupun profesi
record manager. Konten yang akan ditampilkan mulai dari definisi, jenis, dan pengelolaan rekod itu sendiri.
Komentar
Posting Komentar