Maulidina Tri Andini | 195030700111029 | Ujian Akhir Semester | Manajemen Rekod | Kelas B
Ilmu pengetahuan yang seiring waktu terus berkembang menghasilkan
berbagai cabang pengetahuan baru yang memiliki karakteristik masing-masing. Makin
bertambahnya cabang ilmu pengetahuan berbanding lurus dengan makin banyaknya
profesi yang bisa ada. Menurut Peter Jarvis (1928:21) profesi merupakan
pekerjaan yang dilakukan dengan intelektual dan latihan khusus sebagai dasar
dan memiliki tujuan untuk memberikan layanan memuaskan untuk orang lain dengan
upah tertentu. Sedangkan Daniel Bell (1973) berpendapat bahwa profesi merupakan
aktivitas intelektual yang dipelajari, termasuk pelatihan yang diselenggarakan
secara formal ataupun tidak formal dan memperoleh sertifikat yang dikeluarkan
oleh sekelompok atau badan yang bertanggung jawab atas keilmuan dalam melayani
masyarakat. Sehingga dapat disimpulkan bahwa profesi merupakan aktivitas atau
pekerjaan yang dilakukan atas dasar pengetahuan dan keahlian tertentu yang didapatkan
lewat pendidikan formal. Meskipun tampak sama, namun profesi memiliki perbedaan
dengan pekerjaan. Dalam aktivitasnya, profesi terikat dengan kode etik tertentu
agar pelayanan yang diberikan sesuai dengan kaidah keilmuan tertentu. Di sisi
lain, pekerjaan lebih bebas dilakukan dengan tanpa adanya kode etik tertentu
yang mengikat.
Dengan dasar keilmuan yang terdapat pada ilmu perpustakaan dan informasi, terdapat banyak profesi yang ada. Salah satunya adalah Records Manager atau Manajer Rekod. Manajer rekod merupakan seseorang yang melakukan kegiatan manajerial pada rekod di suatu organisasi. Kegiatan manajerial tersebut meliputi identifikasi, klasifikasi, pengarsipan, preservasi, dan/atau pemusnahan rekod. Standar International Standards Organization (ISO) (15489:2001) mendefinisikan kegiatan manajemen rekod sebagai dasar ilmu manajer rekod sebagai bidang dalam ilmu manajemen yang bertanggungjawab pada efisiensi dan kontrol sistem yang meliputi penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pemusnahan rekod, termasuk di dalamnya proses mendapatkan dan menjaga kondisi bukti atau informasi mengenai kegiatan dan transaksi bisnis dalam bentuk rekod. Rekod sendiri merupakan dokumen atau arsip yang berbentuk fisik maupun digital dan memiliki nilai informasi yang berguna bagi suatu organisasi, sebagai contoh yaitu dokumen-dokumen kantor, data aplikasi, database, e-mail, dan lain sebagainya.
Secara rinci, berikut ini merupakan tugas dari manajer rekod:
- Menciptakan, menyetujui, dan melaksanakan kebijakan atau aturan terkait pengelolaan rekod, termasuk sistem klasifikasi (kategorisasi dan pengindeksan) dan kebijakan retensi rekod;
- Mengembangkan perencanaan penyimpanan rekod baik penyimpanan untuk jangka panjang maupun jangka pendek untuk rekod dalam bentuk fisik maupun digital, sehingga selanjutnya dapat dengan mudah diakses kembali serta aman dan terhindar dari ancaman lingkungan (untuk rekod fisik) dan gangguan yang tiba-tiba muncul (untuk rekod digital);
- Mengidentifikasi rekod yang saat ini ada maupun yang baru diciptakan dan selanjutnya mengklasifikasikan rekod tersebut untuk diurutkan berdasarkan standard operating procedures (SOP) yang berlaku;
- Mengoordinasikan akses dan perputaran atau keluar masuknya rekod yang ada di dalam mapun di luar organisasi.
Di Indonesia sendiri profesi Manajer Rekod mungkin belum banyak
terdengar gemanya. Padahal peran Manajer Rekod di suatu organisasi sangat penting.
Tanpa adanya manajer rekod yang memiliki dasar ilmu pengarsipan dan IT, maka
penyimpanan arsip di suatu organisasi akan rancu dan tidak terorganisir dengan
baik. Hal inilah yang menjadikan profesi Manajer Rekod menarik untuk dibahas
lebih lanjut.
Agar dapat
menjadi seorang Manajer Rekod, maka seseorang setidaknya harus memiliki dasar
ilmu pengarsipan yang didapatkan dengan menempuh pendidikan Ilmu Perpustakaan
dan Informasi tingkat Strata 1. Selain itu, karena tugas Manajer Rekod sangat
berkaitan erat dengan TI, maka seseorang harus mempelajari ilmu soal TI atau
Teknologi Informasi untuk mengembangkan sistem yang akan dimanfaatkan untuk
mempermudah proses manajerial rekod.
Teknologi informasi yang terus berkembang setiap waktunya membuat
seorang Manajer Rekod harus memiliki motivasi dan semangat yang tinggi untuk terus
belajar dan mengejar perkembangan teknologi demi peningkatan kualitas profesi.
Upaya yang dapat dilakukan adalah dengan mengikuti berbagai kegiatan workshop
maupun pelatihan yang berkaitan dengan tugas dan peran Manajer Rekod. Tak lupa
juga berbagai seminar dan forum diskusi perlu dihadiri agar antar Manajer Rekod
dapat saling berbagi informasi dan pengetahuan terkini terkait profesi mereka.
Pengembangan kualitas Manajer Rekod secara tidak langsung juga berdampak
pada masyarakat dan juga anggota di suatu organisasi. Dengan pengelolaan rekod
yang baik, maka proses temu kembali akan lebih mudah untuk dilakukan oleh
anggota suatu organisasi. Apabila anggota suatu organisasi mudah untuk
menemubalikan rekod milik masyarakat yang disimpan dalam organisasi tersebut
saat mereka membutuhkan, maka kepuasan masyarakat terhadap pelayanan yang
diberikan pun juga akan meningkat. Sehingga peningkatan kualitas kinerja
Manajer Rekod akan berdampak pula pada kinerja organisasi dan kepuasan
masyarakat.
________________
REFERENSI
Hasugian, J. (2009). Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. USUpress.
Taylor, T. A., & Parish, J. R.
(2009). Career opportunities in library and information science. Infobase
Publishing.
Komentar
Posting Komentar