Kebutuhan Profesional Informasi Dalam Pengelolaan Rekod dan Informasi

 Prisma Novikha Putri - Kelas B - 195030700111008

Kebutuhan Profesional Informasi Dalam Pengelolaan Rekod dan Informasi

Sebelum membahas lebih jauh mengenai profesi di bidang pengelolaan rekod, tentu perlu diketahui terlebih dahulu definisi dari rekod. Menurut ISO 15489-1: 2016 rekod didefinisikan sebagai "informasi yang dibuat, diterima, dan dipelihara sebagai bukti dan sebagai aset oleh organisasi atau orang, dalam memenuhi kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis". Terkait dengan definisi ini, dapat disimpulkan bahwa fitur utama rekod adalah sebagai aset dan kemampuannya untuk berfungsi sebagai bukti suatu peristiwa, maka dari itu diperlukan pengelolaan terkait rekod di suatu organisasi. Rekod organisasi menjaga aspek memori kelembagaan. Banyak yang disimpan sebagai bukti aktivitas, transaksi, dan keputusan. Di sinilah peran utama diperlukannya manajemen rekod yang tepat untuk dapat membantu menjaga fitur rekod ini.

Manajemen rekod, atau manajemen rekod dan informasi, adalah fungsi organisasi yang ditujukan untuk manajemen informasi dalam organisasi sepanjang siklus hidupnya, dari saat pembuatan atau penerimaan hingga disposisi akhir. Manajemen rekod ini termasuk mengidentifikasi, mengklasifikasikan, menyimpan, mengamankan, mengambil, melacak dan menghancurkan atau menyimpan rekod secara permanen. Menurut ISO 15489-1: 2001 manajemen rekod didefinisikan sebagai "manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan memelihara bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk catatan ". Sedangkan bagian DL1.105 dari standar Departemen Pertahanan Amerika Serikat DoD 5015.02-STD (2007) mendefinisikan manajemen rekod sebagai "perencanaan, pengendalian, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, promosi, dan aktivitas manajerial lainnya yang melibatkan siklus hidup informasi, termasuk pembuatan, pemeliharaan (penggunaan, penyimpanan, pengambilan), dan pembuangan, apa pun medianya ". Tujuan manajemen catatan adalah bagian dari fungsi Tata Kelola, manajemen risiko, dan kepatuhan organisasi yang lebih luas dan terutama berkaitan dengan pengelolaan bukti aktivitas organisasi serta pengurangan atau mitigasi risiko yang terkait dengannya. 

Tidak semua dokumen adalah rekod. Rekod adalah dokumen yang disimpan sebagai bukti dari suatu tindakan. Sistem manajemen rekod umumnya membedakan antara rekod dan non-rekod (salinan praktis, draf kasar, duplikat), yang tidak memerlukan pengelolaan formal. Sebagaimana rekod organisasi datang dalam berbagai format, penyimpanan rekod dapat bervariasi di seluruh organisasi. Pemeliharaan file dapat dilakukan oleh pemilik, yang ditunjuk, tempat penyimpanan rekod, atau juru tulis. Rekaman dapat dikelola di lokasi terpusat, seperti record centre atau repositori, atau kontrol rekod dapat didesentralisasi di berbagai departemen dalam organisasi. Dalam penyimpanannya, rekod yang penting dan rahasia diidentifikasi dengan pengkodean dan disimpan dalam folder yang dirancang khusus untuk perlindungan dan kapasitas penyimpanan yang optimal untuk menjaga informasi yang terkandung di dalamnya. 

Di sinilah muncul profesi records manager yang bertugas untuk menjalankan manajemen rekod. Tugas seorang records manager tentu saja memastikan keamanan, privasi, dan pemulihan rekod sepanjang siklus hidup rekod tersebut. Para profesional records manager berperan penting dalam mengendalikan dan menjaga aset informasi entitas. Mereka memahami bagaimana mengelola pembuatan, akses, distribusi, penyimpanan, dan disposisi catatan dan informasi dengan cara yang efisien dan hemat biaya menggunakan catatan dan metodologi manajemen informasi, prinsip, dan praktik terbaik sesuai dengan catatan dan hukum dan peraturan informasi. Seorang records manager adalah profesional yang bertanggung jawab atas manajemen rekod dalam sebuah organisasi. Peran ini telah berkembang dari waktu ke waktu dan mengambil banyak bentuk, dengan banyak bidang pengetahuan terkait yang dibutuhkan untuk kompetensi profesional. Profesi records manager ditemukan di semua jenis organisasi, termasuk bisnis, pemerintah, dan sektor ekonomi karena rekod ada di semua bidang organisasi.

Profesi records manager menjadi profesi yang akan selalu dibutuhkan dan beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang serba digital. Isu-isu rekod berupa keamanan privasi, perlindungan data, dan pencurian identitas merupakan beberapa hal yang diantisipasi oleh seorang records manager. Karena seiring perkembangan teknologi menimbulkan tantangan baru dalam manajemen rekod, maka penyelesaiannya juga perlu dikembangkan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi pula. Karena hakikatnya sebagai sebuah profesi, maka untuk menjadi seorang records manager memerlukan pendidikan yang mendalam. Banyak perguruan tinggi dan universitas menawarkan program gelar di bidang perpustakaan dan ilmu informasi yang mencakup manajemen rekod. Selain itu, ada organisasi profesional yang memberikan sertifikasi profesional terpisah, non-gelar, untuk praktisi, penunjukan Manajer Rekod Bersertifikat atau CRM.