Indah Novi Permatasari | 195030701111017 | UAS | Manajemen Rekod | Kelas C
Saat ini dengan perkembangan zaman yang semakin canggih semua pekerjaan mulai berubah dan beralih ke digitalisasi perlahan – lahan mulai meninggalkan kebiasaan lama yang masih menggunakan kertas. Banyak profesi yang bermunculan ketika kebiasaan baru ini mulai diadaptasikan dan juga ada profesi yang tidak digunakan lagi. Salah satunya adalah document controller atau pengontrol dokumen. Jarang sekali kita mendengar profesi ini, ternyata document controller sama dengan profesi arsiparis atau pustakawan yang sama-sama mengatur dokumen-dokumen dan arsip suatu perusahaan. Hanya saja document controller kebanyakan menjadi profesi beberapa orang dengan latar belakang jurusan teknik tetapi hal itu menjadi tantangan tersendiri bagi kita yang berlatar belakang jurusan perpustakaan untuk meraih profesi ini. Oleh karena itu, daya tarik yang menantang untuk menggeluti profesi ini dalam bidang luar perpustakaan.
Apa itu Document Controller ?
Document controller adalah seseorang yang bertanggung jawab atas persiapan dan pengelolaan dokumen yang tepat waktu, akurat dan efisien. Mereka mengontrol penomoran, penyortiran, pengarsipan, penyimpanan dan pengambilan dokumen elektronik dan hard copy yang dihasilkan oleh tim teknis, proyek atau departemen. Pengendali dokumen (Document Controller) dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 adalah orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen.
Tanggung jawab seorang document controller bisa dibilang kompleks daripada arsiparis atau pustakawan. Sehingga terdapat document controller assistant yang bisa membantu dalam mengerjakan tugas dan kewajiban sebagai document controller di suatu perusahaaan. Disini kita melihat kesamaan yang jelas mengenai kegiatan document controller dengan arsiparis atau pustakawan. Keduanya sama-sama bertujuan mengatur suatu dokumen untuk menghasilkan arsip inaktif dan aktif yang dibutuhkan namun document controller berkaitan dengan document management system suatu perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab Document Controller
Tugas dan tangggung jawab seorang document controller mencakup pengelolaan, pengendalian dan pendistribusian serta update informasi yang terdapat dalam dokumen sehingga proses perubahan pada dokumen juga diikuti seperti judul, nomor dokumen, revisi maupun progress status. Selain itu, document controller selalu aktif memantau jadwal penyelesaian pekerjaan dokumen yang dilakukan oleh user atau engineer supaya tidak terlambat dalam penyelesaian.
Deskripsi pekerjaan pengontrol dokumen termasuk pada berikut ini. (a) Siapkan, salin, pindai, dan simpan dokumen, (b) Buat template, (c) Kelola permintaan dokumentasi, (d) Mengarsipkan dokumen dalam catatan fisik dan digital dan memastikan penyimpanan yang sesuai, (e) Tinjau dan pertahankan keakuratan catatan, edit jika perlu untuk memastikannya mutakhir, (f) Untuk bekerja sama dengan dan mendistribusikan informasi terkait proyek dengan semua tingkatan tim proyek dan pihak eksternal yang berpotensi, (g) Kelola proses di sekitar dokumentasi dalam organisasi, (h) Jaga kerahasiaan seputar dokumentasi sensitif, dan (i) Siapkan laporan ad-hoc tentang proyek bila diperlukan.
Deskripsi pekerjaan tersebut garis besar yang biasa dilakukan oleh pengontrol dokumen dalam melakukan tugas dan kewajibannya. Pengontrol dokumen selalu terlibat dalam suatu proyek atau project dari perusahaannya. Karena memang pengontrol dibutuhkan dalam project tersebut untuk mengatur dokumen dengan baik.
Keterampilan Document Controller
Menjadi seorang document controller erat kaitannya dengan keahlian project planning, project managing, dan juga writing. Selain itu ada beberapa keterampilan yang perlu dikuasai oleh seorang document controller, antara lain attention to detail, file organizing, dan yang tak kalah penting adalah keahlian typing yaitu mengetahui aplikasi office (contoh: word, excel, powerpoint, visio). Jika mempunyai pengetahuan tentang project management (misal PMP) akan jauh lebih baik. Beberapa keterampilan tersebut harus dimiliki oleh seorang professional document controller.
Cara Mengembangkan Document Controller dan Masyarakat di Sekitar
Banyak ditemukan di organisasi atau perusahaan lain yang masih belum mengerti dan belum sadar akan pentingnya dokumen dan arsip-arsip tersebut bagi perusahaan. Langkah awal yang dilakukan dokumen controller / librarian adalah memilah semua tumpukan dokumen tersebut, dokumen yang mana merupakan arsip dinamis, dokumen mana yang merupakan arsip statis, atau bahkan dokumen yang tidak harus disimpan atau dimusnahkan. Jadi, profesi ini membutuhkan penerapan knowledge management supaya keahlian ini dikenal karyawan dalam perusahaan tertentu dan masyarakat luas. Sehingga perlunya pelatihan – pelatihan dan seminar dalam mengembangkan profesi document controller di kalangan masyarakat.
Seorang document controller juga merangkap sebagai pustakawan harus dapat merekam dan melestarikan pengetahuan tersebut dengan baik karena tugas utama seorang document controller adalah mengolah sumber informasi agar dapat ditemu-kembali dengan mudah saat dibutuhkan, maka seorang document controller harus banyak belajar tentang bidang utama perusahaan tersebut yaitu pertambangan, juga mempelajari budaya kerja yang terdapat dalam perusahaan tersebut agar dapat lebih memahami segala situasi dan kondisi yang berhubungan dengan kinerja perusahaan.
Referensi :
Mochammad. 2019. Cara Menjadi Seorang Document Controller. https://medium.com/@moch.mahendraputra/cara-menjadi-seorang-document-controller-ca0a8aa77c4c
Agus. 2015. Document Controller & Document Management System. http://dc-professional.blogspot.com/2015/03/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html
Komentar
Posting Komentar