DOCUMENT CONTROLLER

pada tanggal

Karina Cahyani Puspita Sari - 195030700111007 – Ujian Akhir Semester – Manajemen Rekod Kelas A

Apa Itu Document Controller?

    Document Controller dalam Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 adalah orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen. Dalam penerapannya, seorang Document Controller dapat menerapkan sistem sentralisasi dan desentralisasi dalam mengelola dokumen. Dalam sistem sentralisasi, seluruh dokumen baik format maupun rekaman mutu disimpan terpusat pada satu lokasi dan dikendalikan oleh Document Controller. Sedangkan, dalam sistem desentralisasi Document Controller  hanya mengurusi masalah penerbitan, pembaruan, pendistribusian dokumen serta format dan rekaman mutunya disimpan oleh bagian terkait.

Tugas dan tanggung jawab Document Controller dinyatakan secara jelas dalam klausul 4.2.3 ISO 9001:2008 sebagai berikut:

  1. Approved
    Menyetujui dokumen akan kelengkapannya sebelum diterbitkan.
  2. Review
    Menelaah dan memperbaharui jika diperlukan, dan persetujuan ulang dokumen,
  3. Identification
    Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,
  4. Update
    Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia di tempat pengguna,
  5. Verification
    Memastikan  bahwa  dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi,
  6. Distribution
    Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang  penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan
  7. Control
    Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluwarsa, dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun

    Document Controller bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen organisasi. Kegiatan ini harus melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen dalam suatu organisasi dan memastikan bahwa dokumen disimpan di lokasi yang tepat dan dapat diakses dengan mudah. Document Controller harus memastikan bahwa masing-masing departemen dalam organisasi mengikuti prosedur yang sama yang berkaitan dengan dokumen. Menerapkan pengendalian dokumen secara profesional akan melindungi perusahaan, dengan cara memastikan aksesibilitas, pengendalian, kontrol, dan keamanan untuk dokumen dan informasi

Mengapa Document Controller?

    Profesi Document Controller merupakan profesi yang sangat menjanjikan dan masih terbuka luas terutama untuk lulusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi karena profesi Document Controller masih dalam ranah Ilmu Perpustakaan dan Informasi serta Ilmu Kearsipan. Setiap instansi atau perusahaan yang memiliki dokumen membutuhkan Document Controller dalam mengelola dokumen yang ada. Dari segi penghasilan pun profesi ini terlihat sangat menjanjikan. Ditambah lagi, jumlah orang yang berprofesi sebagai Document Controller tidak sebanding dengan instansi yang membutuhkan seorang Document Controller. Sehingga, lapangan kerjanya masih luas.

Bagaimana cara meraihnya?

  1. Belajar dengan giat
  2. Meningkatkan dan mempelajari soft-skill yang belum dikuasai
  3. Berusaha yang terbaik untuk menjadi Document Controller
  4. Mengambil peminatan yang sejalan dengan Document Controller
  5. Meningkatkan kemampuan yang harus dimiliki seorang Document Controller, yaitu:

    • Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel), database, dan word.
    • Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan (filing) dengan jelas dan akurat.
    • Kemampuan untuk menginput data data dengan cepat.
    • Keterampilan komunikasi yang baik.

Mengembangkan profesi di masyarakat

    Saat ini masih banyak perusahaan yang bekerja tanpa pengendali dokumen secara profesional, sehingga mengalami kesulitan dalam melacak dokumen. Padahal, posisi Document Controller dapat dikatakan sebagai posisi yang sangat vital di dalam instansi, dengan alasan sebagai berikut:

1. Document Controller mendukung auditability

Suatu instansi mungkin tidak dapat memberikan informasi yang diperlukan kepada auditor (internal atau eksternal) tepat waktu, tanpa Document Controller profesional.

2. Document Controller memastikan konsistensi

Dalam perusahaan yang sama (atau dalam proyek yang sama, departemen yang sama, dll), Document Controller bekerja dengan standar yang sama, membuat dokumentasi standar, dan mematuhi peraturan industri dan persyaratan hukum.

3. Document Controller memberikan informasi penting mengenai status proyek

Document Controller profesional sehari-hari akan memungkinkan perusahaan mengetahui kapan saja status kiriman proyek.

4. Document Controller sangat penting untuk keamanan informasi

Sistem tersebut sangat membantu mendefinisikan aturan untuk mengakses dokumen (siapa yang dapat mengakses dokumen, siapa yang dapat membacanya, memodifikasinya, dll). Selain itu, juga berlaku untuk menerapkan peraturan pada jaringan atau dalam perangkat lunak dokumen. Oleh karena itu, pengendalian ini akan menghindari perubahan dokumen yang tidak terkendali dan juga akses yang tidak diizinkan. Di sisi lain, juga akan memastikan setiap orang yang memiliki akses ke dokumen berstatus legal dan sah.

Maka dari itu, perlu diadakan sosialisasi (transfer pengetahuan) kepada masyarakat mengenai prospek kerja Document Controller agar masyarakat tertarik terhadap profesi tersebut dan lebih baik lagi jika terjun dalam profesi tersebut. Selain itu, juga dapat mengadakan pelatihan, seminar, workshop, dsb kepada karyawan.

 

Referensi:

https://surabaya.proxsisgroup.com/peran-tugas-pengendali-dokumen/

https://konsultaniso.web.id/sistem-manajemen-mutu-iso-90012008/tugas-dan-tanggung-jawab-pengendali-dokumen/


Komentar

Posting Komentar