ARSIPARIS

MUHAMMAD THAHA YASIN - 195030701111002 - MANAJEMEN REKOD - B - UAS2020.

Seperti kata pepatah “Siapa yang menguasai informasi, dialah yang akan mengusai dunia”. Maksudnya adalah dalam kehidupan ini, informasi memegang peranan yang sangat penting dan signifikan dalam diri manusia baik secara pribadi maupun organisasi. Perlu diketahui bahwa mengelola arsip adalah mengelola informasi. Mengelola arsip tidak hanya dituntut memahami dari segi fisiknya, tetapi mengelola arsip harus juga memahami dari segi structure, content, dan context-nya. Terlebih lagi perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat sangat berpengaruh terhadap pengelolaan arsip, sehingga dalam pengelolaannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan.

Arsiparis Jerman, Adolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunya Archivkunde (Leizig 1953) mengartikan arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal diempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa.

Sedangkan Peter Walne (ed.) 1988 yang dimaksud dengan arsip adalah arsip sebagai informasi terekam (dokumen) apapun bentuk atau mediumnya, dibuat, diterima dan dipelihara oleh suatu organisasi, institusi, atau individu menurut kewajiban hukumnya dalam rangka pelaksanaan transaksi kegiatan.

Dalam Undang-Undang 43 tahun 2009, arsip didifinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa arsip adalah rekaman informasi penyelenggaraan pemerintahan  dan pembangunan/rekaman aktifitas seseorang, rekaman peristiwa masa lalu,  bukti otentik, sumber informasi, memori kolektif, dan bahan pertanggungjawaban nasional. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital. Berdasarkan hal tersebut, arsip merupakan salah satu sumber informasi yang dapat dipercaya, dan dipertanggugjawabkan kebenarannya. Apapun kasus atau masalah yang dihadapi ketika sudah dihadapkan pada bukti yang berupa arsip maka organisasi atau seseorang tidak dapat berkutik dan berbuat apa - apa karena informasi yang terekam di dalam arsip adalah sebuah kejujuran dan apa adanya. 

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Sulitnya menemukan bukti-bukti peristiwa penting masa lampau, minimnya referensi untuk penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, terjadinya bentrokan antar desa karena batas wilayah yang tidak jelas, lepasnya aset pemerintah kepihak swasta, dan lain sebagainya merupakan cermin masih buruknya penyelenggaraan kearsipan di daerah. 

Beberapa faktor yang menyebabkan kondisi seperti dimaksud antara lain ; terbatasnya jumlah sumber daya manusia baik jumlah maupun kemampuan yang belum memadai, terbatasnya anggaran untuk pelaksanaan program kearsipan yang berdampak pada tidak terpenuhinya kebutuhan sarana dan prasarana, masih digabungnya bidang kearsipan dengan bidang lain seperti bidang perpustakaan sehingga berdampak kurang maksimalnya pelaksanaan fungsi organisasi. Semua faktor dimaksud disebabkan oleh masih rendahnya pemahaman, perhatian, dan kepedulian para pengambil kebijakan terhadap kearsipan. Oleh karena itulah, perlu adanya pengembangan profesi arsiparis dilingkungan organisasi dan masyarakat.

Untuk itu kita perlu mengubah mindset dan kulturset mereka terkait bidang kearsipan. Bagi mereka, Arsip adalah masa lalu yang tidak perlu dipelihara. Ketika pekerjaan sudah selesai, dan sudah dibuat laporan pertanggungjawaban, serta sudah diperiksa maka semua urusan sudah selesai maka arsip  tidak lagi digunakan. Maka untuk apa harus ditata, disimpan, dipelihara, dan lain sebagainya. padahal untuk pengambilan keputusan tetap dapat dilakukan tanpa harus menggunakan arsip.

Pola pikir dan budaya tidak menghargai arsip inilah yang harus di rubah agar birokrasi, masyarakat, dan pengguna arsip memiliki pemikiran positif terhadap arsip dan kearsipan. Mau melihat arsip sebagai rekaman kegiatan lembaga atau rekaman aktivitas seseorang. Sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa, yang dibuat dan diterima oleh lembaga  atau perseorangan dalam rangka pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 

Sebagai rekaman informasi maka ia berfungsi sebagai bukti, sumber informasi, pusat ingatan, dan memori.  Dengan demikian birokrat, masyarakat, dan setiap orang akan memperlakukan dan memposisikan arsip sebagaimana semestinya.  Oleh karena itu, kita perlu merubah mindset dan kulturset mereka, dengan cara: melakukan sosialisasi terkait kearsipan, memberikan pendidikan dan pelatihan mengenai kearsipan, serta mengajak masyarakat untuk mengapresiasi keberadaan arsip sebagai suatu barang yang sangat penting.