Arsiparis Si Pahlawan Data
Profesi arsiparis memang kurang dikenal dan masih asing di telinga masyarakat. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau pendidikan dan latihan kearsipan. Ia mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Sama dengan arsiparis, arsip pun masih banyak disalahpahami oleh banyak orang. Jika kita menyebut arsip, hampir dipastikan asosiasinya adalah setumpukan kertas-kertas lusuh dan berdebu serta tidak lagi mempunyai kegunaan. Dan malangnya, biasanya ditempatkan di gudang kantor atau institusi lainnya.
Arsip-arsip yang sudah tidak terpakai oleh organisasi penciptanya tersebut masih mempunyai kemungkinan besar untuk disimpan selamanya jika dokumen tersebut mempunyai nilai kesejarahan atau berguna bagi orang banyak. Seringkali, yang terjadi, kondisi arsip yang bernilai kesejarahan ini tidak disadari oleh penciptanya dan kondisinya tidak teratur, dalam arti lain, kacau.
Arsiparis dalam hal ini akan bertindak sebagaimanan arkeolog yakni membenahi informasi yang berserakan agar menjadi informasi yang terstruktur dan bisa dibaca orang lain. Arsiparis akan memugar arsip kacau yang tidak ada sarana pencarian informasinya atau daftar arsipnya.
Perlu kesadaran semua pihak untuk lebih menyadari dan tertib terhadap pengelolaan arsipnya. Ketidakpedulian pada arsip, yang sudah selesai urusannya, membuat tugas arsiparis semakin berat mengingat mereka akan memugar sesuatu dari berkas berkas yang informasinya campur aduk itu.
Peran Penting Arsiparis di Era Revolusi Industri 4.0
Era industri 4.0 adalah keniscayaan yang harus dibarengi dengan kemampuan melakukan adaptasi. Termasuk bagi arsiparis dan calon arsiparis. Mereka harus memahami betul bagaimana era 4.0 akan mengubah banyak hal termasuk di dunia kearsipan. Karena itu, kesiapan sejak dini dengan membekali diri pada teknologi informasi dan komunikasi, pengelolaan dan pengolahan big data hingga mewujudkan kolaborasi dengan yang lain, menjadi sangat diperlukan.
Kemajuan informasi yang ditandai dengan kemudahan akses internet sehingga memudahkan orang untuk berbagi informasi membuat dua serasa semakin menyempit tak berjarak lagi. Apa yang yang terjadi di belahan dunia lain bisa dalam waktu bersamaan dilihat dan diterima oleh orang di belahan dunia yang lain.
Dalam era informasi ini, tentunya peran yang diambil arsiparis tidaklah kecil. Semua informasi tertulis adalah area kerja yang harus ia masuki. Meski arsip digital mulai ada, namun volumenya masih sedikit dan kebanyakan adalah hasil alih media dari arsip kertas. Menekuni kertas berdebu seolah menjadi keseharian arsiparis.
Selain itu sekarang ini, munculnya tuntutan akan terwujudnya manajemen organisasi yang baik dengan prinsip-prinsip kepastian hukum, keterbukaan, akuntabilitas dan profesionalisme, mensyaratkan adanya suatu manajemen organisasi yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan. Perubahan paradigma manajemen tersebut berimplikasi pula terhadap manajemen kearsipan, sehingga peran arsip dalam manajemen organisasi dituntut untuk semakin mengemuka, mengingat arsip pada hakikatnya merupakan rekaman informasi dan salah satu sarana akuntabilitas publik yang dapat diperlukan setiap saat. Maka dari itu diperlukan adanya penyelenggaraan kearsipan yang baik.
Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk:
1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagaialat bukti yang sah;
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatanarsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Menjamin pelindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Guna mencapai tujuan kearsipan tersebut maka perlu diciptakan suatu sistem kearsipanyang efektif dan efisien sehingga mengarah pada optimalisasi peran dan fungsi arsip sebagai sumber informasi bagi manajemen organisasi serta pengambilan keputusan.
Peluang Bagi Keberhasilan Pekerjaan di Bidang Kearsipan
Ada beberapa pendorong dapat dijadikan modal berharga, yaitu:
1. Adanya landasan hukum kearsipan
2. Adanya lembaga kearsipan
3. Adanya SDM dan tenaga teknis profesional kearsipan
Tantangan Bagi Keberhasilan Pekerjaan di Bidang Kearsipan
Ada beberapa penghambat pada kearsipan, yaitu:
1. Persepsi yang salah terhadap arsip
2. Kurangnya rasa kesadaran diri terhadap pentingnya menjaga arsip dan data
3. Kurangnya sarana dan prasarana
"Kamu tidak bisa kembali dan mengubah awal saat kamu memulainya, tapi kamu bisa memulainya lagi dari di mana kamu berada sekarang dan ubah akhirnya." -C.S Lewis
Komentar
Posting Komentar