Bunga Rizki Ramadhania - 195030707111022 - Ujian Akhir Semester - Manajemen Rekod - Kelas A
Pengertian arsiparis
Menurut
Pasal 1 ayat 10, Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsiparis
ialah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, yang diperoleh
melalui pendidikan formal dan/ atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Namun,
dalam Peraturan Menteri PAN Nomor: PER/3/M.PAN/3/2009 tanggal 10 Maret 2009
tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya, istilah profesi
kearsipan sebagai substansi yang melekat pada manajemen arsip, di mana dalam
Pasal 1 PerMen PAN ini, arsiparis diberi pengertian yang terbatas yaitu
”jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk
melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh
Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh
pejabat yang berwenang”.
Mengapa memilih
arsiparis? Dan bagaimana cara meraihnya?
Perlu
diketahui bahwa dokumen-dokumen yang terdapat dalam sebuah instansi sering
dinilai dan dianggap sebagai urat nadi kehidupan suatu instansi atau
organisasi. Mengapa demikian? Karena dalam dokumen-dokumen tersebut biasanya
memuat berbagai hal yang berkaitan dengan laju perusahaan, pastinya semua
tercantum dalam suatu dokumen. Maka dari itu, setiap instansi, baik instansi
pemerintah maupun swasta atau sebuah organisasi, pasti membutuhkan seorang
arsiparis untuk menata dokumen-dokumennya agar terawat dan tersimpan dengan
rapi, supaya dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila dokumen tersebut
dibutuhkan. Nah, cara untuk dapat menjadi seorang arsiparis, pastinya dengan
menempuh pendidikan yang sesuai atau yang membahas seputar bidang kearsipan.
Untuk menjadi seorang arsiparis juga dibutuhkan ketelitian, kecerdasan,
kerapihan, dan keterampilan. Aspek-aspek tersebut dapat dipenuhi dengan
mengikuti berbagai macam pelatihan.
Manajer rekod?
Cox
(1992: 10) menyebutkan pengertian arsiparis secara sederhana, yaitu arsiparis
adalah seorang profesional yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip-arsip
penting. Dalam hal ini arsiparis berperan sebagai manajer rekod dan membantu
dalam tahap penciptaan rekod dalam rangka efisiensi dalam penciptaan,
pemeliharaan, penggunaan dan penempatan rekod, agar dengan demikian lembaga
dapat mengurangi jumlah dan meningkatkan kualitas arsip yang dimilikinya.
(Acland, Glenda, 1993: 477-464.) mengatakan bahwa manajer rekod adalah orang
yang terdidik secara profesional, terlatih dan berpengalaman, serta bertanggungjawab
dalam menjalankan layanan manajemen arsip dinamis secara efektif dan efisien
guna memenuhi kebutuhan organisasi.
Tanggung jawab dan peran
manajer rekod
Sesuai
dengan (ISO 14589 : Part 1, 2001), tanggung jawab manajer rekod yang paling
utama ialah untuk mendukung fungsi bisnis organisasi dengan cara menciptakan
dan mengelola rekod yang handal, otentik, dan berguna, untuk melindungi
kesatuan rekod tersebut selama diperlukan. Dalam hal ini, manajer rekod pun
harus membuat dan mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk
mengontrol penciptaan, penerimaan, transmisi, pemeliharaan, dan disposisi dari
rekod, agar dapat memastikan keotentikan rekod tersebut.
Menurut
(Penn, Pennix, dan Coulson, 1998), manajer rekod dalam menjalankan perannya
harus berperan sebagai penemu masalah, pemecah masalah, dan sebagai desainer
kreatif dari pendekatan dalam penggunaan informasi dan rekod. Penemu masalah di
sini artinya, manajer rekod harus selalu mencari masalah-masalah terbaru
mengenai rekod dan informasi, kemudian menganalisisnya. Lalu, pembuat masalah
di sini disamakan artinya dengan pemecah maslah, yaitu di mana masalah perlu
dicari, dianalisa, dan ditindaklanjuti dengan mencari solusinya sesuai dengan
perencanaan dan implementasinya. Kemudian, desainer kreatif dari pendekatan
dalam penggunaan informasi dan rekod di sini artinya, seorang manajer rekod
harus melakukan pengembangan dari keahlian dan pengetahuan yang dimilikinya
melalui kreasi dalam menciptakan model manajemen rekod yang efektif dan
efisien.
Mengembangkan
profesi di masyarakat sekitar
Masih
banyak masyarakat yang meremehkan profesi arsiparis sebagai komponen penting
dalam setiap institusi atau organisasi. Padahal, arsiparis merupakan profesi
yang menduduki jabatan penting sebagai pengelola berbagai macam dokumen penting
dalam suatu instansi atau organisasi. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan
untuk mengubah perspektif masyarakat terhadap profesi ini, diantaranya:
1. Membangun kepercayaan diri bahwa arsiparis
merupakan profesi yang mulia dan sangat berpengaruh pada peningkatan kinerja suatu
instansi.
2.
Meningkat citra diri dengan peningkatan tingkat
pendidikan, kecakapan dan kemampuan, serta penampilan. Karena, penampilan yang
elegan dan pengetahuan yang luas, dapat mendukung peningkatan citra diri seorang
arsiparis.
3.
Mengembangkan potensi diri, dengan cara
penguasaan logika dan perencanaan strategi.
4.
Mengembangkan organisasi profesi.
Dalam
mengembangkan profesi arsiparis di masyarakat sekitar, juga dapat dilakukan
dengan penyuluhan mengenai pentingnya mengelola dokumen-dokumen yang dimiliki
serta menginformasikan bagaimana cara pengelolaannya, agar masyarakat bisa
memahami dengan baik bahwa mengelola dokumen itu sangat penting. Hal tersebut
memungkinkan masyarakat untuk memiliki perspektif baru, bahwa arsiparis
merupakan profesi yang sangat dibutuhkan pada setiap institusi atau organisasi
karena perannya yang sangat penting.
Referensi
Iwin
Ardyawin. 2017. Kompetensi Arsiparis
Dalam Pengelolaan Kearsipan Terhadap Pemenuhan Kebutuhan Informasi Masyarakat.
Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi: Vol 2, No 1.
ISO 15489 (2001). International Standart. Information and Documentation – Records Management
– Part 1: General
Penn, Ira A. & Pennix, Gail B. & Coulson, Jim. 1998. Records Management Hand book. England : Gower
Komentar
Posting Komentar