Arsiparis: Profesi di Bidang Manajemen Rekod

RAMADHINA SAGITA KIRANA - 195030700111025 - UJIAN AKHIR SEMESTER - MANAJEMEN REKOD - KELAS B

Menurut Badan Standardisasi Nasional (BSN), rekod adalah informasi terekam dalam setiap bentuk yang dibuat atau diterima dan dikelola oleh sebuah organisasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau kegiatan dan disimpan sebagai bukti transaksi atau kegiatan tersebut. Sementara menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2016, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

 

Baik rekod maupun arsip, keduanya merupakan sumber informasi yang harus dipelihara dan dikelola sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan baik untuk kepentingan organisasi maupun masyarakat pada umumnya. Kegiatan untuk mengelola rekod disebut sebagai manajemen rekod (records management). Pekerjaan mengelola rekod atau arsip (records management) ini membutuhkan keahlian khusus, salah satunya adalah keahlian dari profesi arsiparis. 

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012, arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Arsiparis PNS (Pegawai Negeri Sipil)  adalah seorang PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa dan perguruan tinggi negeri.

Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu diduduki oleh Arsiparis PNS yang mempunyai ruang lingkup fungsi, dan tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip menjadi informasi publik pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa, dan Perguruan Tinggi Negeri. Jabatan fungsional arsiparis termasuk dalam rumpun Arsiparis, Pustakawan dan yang berkaitan. Jabatan fungsional arsiparis terdiri dari jabatan tingkat terampil dan jabatan tingkat ahli.

Arsiparis Tingkat Terampil adalah Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional yang pelaksanaan fungsi dan tugasnya serta kewenangannya mensyaratkan penguasaan pengetahuan teknis di bidang kearsipan. Arsiparis tingkat terampil dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi, yaitu:

1. Arsiparis Pelaksana

2. Arsiparis Pelaksana Lanjutan

3. Arsiparis Penyelia

Arsiparis Tingkat Ahli adalah Arsiparis dengan kualifikasi profesional yang pelaksanaan fungsi dan tugasnya serta kewenangannya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kearsipan. Jenjang jabatan arsiparis tingkat ahli dari yang terendah sampai dengan yang tertinggi, yaitu:

1. Arsiparis Pertama

2. Arsiparis Muda

3. Arsiparis Madya

4. Arsiparis Utama

Tugas pokok arsiparis menurut Peraturan Kepala ANRI Nomor 43 tahun 2015 adalah:

1. Pengelolaan arsip dinamis;

2. Pengelolaan arsip statis;

3. Pembinaan kearsipan; dan

4. Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi.

Sedangkan tugas tambahan arsiparis meliputi:

1. Peran serta dalam kegiatan ilmiah bidang kearsipan;

2. Melakukan kajian, telaah/analisa kearsipan dalam bentuk policy brief;

3. Menemukan dan melakukan pengembangan teknologi tepat guna di bidang kearsipan (inovasi dalam pengelolaan arsip);

4. Menjadi anggota dalam organisasi profesi Arsiparis baik nasional maupun internasional;

5. Menjadi anggota dalam tim peneliti kinerja Jabatan Arsiparis;

6. Memperoleh penghargaan/tanda jasa kehormatan atau penghargaan lainnya;

7. Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yang sederajat;

8. mengajar/melatih di bidang kearsipan;

9. Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan;

10. Melakukan penyusunan dan penyiapan bahan materi penyuluhan, Bimbingan Teknis (BINTEK), modul diklat kearsipan dan sosialisasi; dan

11. Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok jabatannya. 

Mengapa Arsiparis?

Indonesia masih membutuhkan arsiparis lebih banyak lagi. Jumlah arsiparis yang dibutuhkan sangat banyak sedangkan arsiparis yang tersedia masih sangat sedikit. Arsiparis biasanya merupakan lulusan dari jurusan Ilmu Perpustakaan, atau Ilmu Administrasi. Sementara itu, jurusan Ilmu Perpustakaan di Indonesia masih termasuk jarang dan sangat sedikit jika dibandingkan dengan jurusan-jurusan seperti Ilmu Ekonomi, Ilmu Hukum, dan lain-lain. Hal ini menyebabkan banyak pula arsiparis yang tidak berasal dari pendidikan yang sesuai, dan hanya diberi pelatihan sehingga dapat menyebabkan kinerjanya yang kurang maksimal. 

Masyarakat Harus lebih Kenal dengan Arsiparis

Sedikitnya jumlah arsiparis di Indonesia dapat juga disebabkan oleh kurangnya pengetahuan masyarakat tentang profesi arsiparis ini. Banyak masyarakat yang memikirkan bahwa tunjangan arsiparis termasuk kecil jika dibandingkan dengan pustakawan atau profesi lainnya. Hal ini juga dapat disebabkan oleh kurangnya perhatian pemerintah terhadap tingkat profesionalitas arsiparis. Bahkan, di lembaga pemerintahan, banyak yang menganggap bahwa profesi arsiparis merupakan profesi buangan. Pemikiran dan stigma masyarakat yang buruk tentang arsiparis ini harus dihilangkan. Masyarakat harus disosialisasikan tentang arsiparis agar mereka tidak berpikiran dan memandang arsiparis hanya dengan sebelah mata. 

Referensi

Badan Standardisasi Nasional (2017) Standardisasi Manajemen Rekod dan Arsip dalam Mewujudkan Good Corporate Governance. Diakses dari <https://www.bsn.go.id/main/berita/berita_det/8794> 

Kurniatun (2012) Arsiparis: Antara Realita dan Harapan. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2016

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2015

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/3/M.PAN/3/2009