Arsiparis, Profesi Apa Tuh?

Muhammad Ali Al Ridho 

Sebagai mahasiswa Ilmu Perpustakaan dan Informasi, ada baiknya agar bertanggung jawab atas gelar akademiknya. Saya, yang semoga kelak akan mendapatkan gelar akademik tersebut (amin), setidaknya ada sedikit gambaran mengenai tanggung jawab yang akan saya ambil. Setelah dipikir-pikir, saya memilih untuk menjadi seorang arsiparis.

Mengapa Arsiparis?

Sebelum menggali mengenai profesi arsiparis, perlu diketahui dulu apa yang dikelola oleh profesi ini, yaitu arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. (Sulistyo Basuki. 2013. :1.4).

Sebagai rekaman informasi dan seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip tersebut maka harus ada manajemen atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan, sehingga akan tercipta sebuah arsip yang dapat digunakan oleh masyarakat sebagai informasi yang penting dalam kehidupan sehari-hari.

Arsiparis sebagai orang yang mengelola kearsipan berperan penting terhadap pencapaian kegiatan kearsipan. Dalam pengolahan arsip, arsiparis mempunyai peranan penting yang dapat menunjang kinerja institusi. Memasuki era kebutuhan informasi, arsiparis memainkan peranan yang penting sebagai penunjuk jalan atau mediator antara sumber informasi maupun informasi itu sendiri. Melalui arsiparis ini diharapkan dapat memberikan kontribusi kepada lembaga maupun institusi dalam mengelola kearsipan.

Bagaimana usaha saya meraih profesi arsiparis?

Profesi adalah pekerjaan atau sebuah sebutan pekerjaan, terutama pekerjaan yang memerlukan pendidikan atau latihan. Profesi berkaitan erat dengan profesional artinya segala sesuatu yang berkaitan dengan atau merupakan bagian dari profesi. (Sulistyo-Basuki. 1991:147).  Pekerjaan profesional tersebut tentunya tidak akan luput dari suatu kompetensi yang dimiliki oleh seseorang. Keprofesionalan seseorang dapat dicapai dengan bagaimana ia bekerja dengan kompetensi yang dimilikinya.

Sebagai profesi yang sangat penting dalam semua institusi, arsiparis harus mempunyai kompetensi yang meliputi beberapa aspek, yaitu :

1.       Aspek pengetahuan. Tidak hanya terbatas tentang kearsiapan, tetapi ilmu-ilmu lain yang dapat mendukung profesi arsiparis.

2.       Aspek keterampilan. Harus dapat melaksanakan dan mengelola pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan dan pekerjaan.

3.       Aspek sikap. Untuk kompetensi arsiparis mengenai performanya di tempat kerja, tanggapan lingkungan kerja, penghargaan, dan penilaian.

Semua aspek yang telah disebutkan sebelumnya dengan usaha dan doa, sebisa mungkin akan saya penuhi dalam beberapa tahun kedepan sebelum benar-benar terjun ke dunia profesional.

Bagaimana mengembangkan profesi dan masyarakat sekitar?

Dalam profesi ini profesionalisme harus tertanam pada arsiparis. Sebagai upaya memantapkan arsiparis agar benar-benar profesional di bidangnya, maka perlu ada pembangunan kualitas MIS (Management Information System). MIS kearsipan bertujuan untuk melahirkan arsiparis yang inovatif, kreatif, produktif, yang diikuti dengan semangat atau etos kerja yang tinggi serta memiliki kesabaran yang tinggi dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan.

Kemudian, profesi kearsipan masih dinggap sebagai pekerjaan yang tidak populer, pekerjaan yang tidak bergengsi, kurang mendapat apresiasi, serta profesi yang dienggani. Pada lembaga pemerintahan banyak yang menganggap bahwa profesi arsiparis merupakan profesi buangan (Kurniatun : 2014). Penempatan SDM pada bidang kearsipan dianggap hanya bagi pegawai yang kurang kompeten sehingga berpengaruh pada semangat dan gairah kerja yang tentunya akan menentukan kinerja unit kerja kearsipan.

Disahkannya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 memberikan pesan komprehensif untuk dapat mendorong agar seluruh komponen bangsa mulai dari unsur birokrasi, organisasi politik dan organisasi kemasyarakatan sampai dengan masyarakat luas dapat menghargai dan memperhatikan bidang kearsipan yang selama ini masih dipandang sebelah mata.

Banyak orang meremehkan profesi arsiparis meskipun sebagai komponen penting pada setiap institusi. Sebagai profesi yang mempunyai jabatan penting, pribadi arsiparis harus dibangun agar anggapan miring tentang arsiparis tidak terlontar lagi. Adapun hal yang perlu dilakukan, yaitu : 

-          Membangun kepercayaan diri arsiparis sebagai profesi yang mulia dan sangat berpengaruh pada peningkatan kinerja institusi. 

-          Meningkatkan citra diri arsiparis dengan peningkatan tingkat pendidikan, kecakapan dan kemampuan, dan penampilan. Arsiparis dengan penampilan elegan akan sedikit banyak mempercantik citra diri. Secara intelektual, arsiparis yang baik akan sering banyak tampil dalam berbagai hal sebagai pendukung peningkatan citra diri arsiparis. 

-          Mengembangkan potensi diri, dengan cara penguasaan logika dan perencanaan strategi serta siap berkompetisi.

-          Mengembangkan organisasi profesi. Seorang arsiparis tidak bisa berkembang kalau hanya sebagai makhluk individu. Sebagai makhluk sosial dan profesional sudah seharusnya arsiparis juga mengikuti organisasi profesinya.

 

Referensi :

-          Sugito, Wisudowati. 2018. Profesi Kearsipan : Antara Pengakuan dan Integritas (Studi Kasus Pada Kementrian Energi dan Sumber Daya Mineral). Diplomatika, Vol. 2, No. 2

Diunduh dari : https://jurnal.ugm.ac.id/diplomatika/article/download/43437/24853

-          Ardyawin, Iwin. Kompetensi Arsiparis Dalam Pengelolaan Kearsipan Terhadap Pemenuhan Kebutuhan Informasi Masyarakat.

Diunduh dari : https://media.neliti.com/media/publications/162766-ID-kompetensi-arsiparis-dalam-pengelolaan-k.pdf