DOCUMENT CONTROLLER

 APRILIA ANGELINA ANGGRAINI LUMBAN TORUAN | 195030701111004 | UJIAN AKHIR SEMESTER   MANAJEMEN  REKOD | KELAS B

 “DOCUMENT CONTROLLER”

Manajemen rekod saat ini telah berkembang pesat dan tidak terlepas dari peran standardisasi sebagai panduan dan pedoman dalam pelaksanaannya. Kearsipan memegang peran yang sangat penting bagi jalannya suatu organisasi atau perusahaan sebagai sumber informasi, bahan dokumentasi, dan juga sarana komunikasi. Oleh karena itu, lulusan Ilmu Kearsipan akan dibutuhkan, tidak terbatas di bidang perusahaan apapun, baik BUMN, swasta, ataupun lembaga pemerintahan. Salah satu profesi menarik ialah “Pengendali dokumen (Document Controller)”.

PENGENDALI DOKUMEN ( Document Controller )

Seseorang yang bertugas mengelola, mengendalikan dan mendistribusikan serta mengupdate  keluar masuknya dokumen baik yg di terima ataupun dikirim dari klien maupun kontraktor yang mencakup informasi mengenai judul, nomor, revisi, dan progress status dari awal sampai final. Secara umum dalam perkembangannya istilah document controller ini bisa diartikan hampir sama dengan tugas seorang arsiparis yakni yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan & pengendalian dokumen dengan menggunakan system tertentu  sehingga bisa dengan mudah dan cepat di temukan baik fisik maupun informasinya jika dibutuhkan baik untuk update informasi atau pun penggunaan dalam pengambilan keputusan.Mungkin yang membedakan nya seorang document controller tidak mengelola tata persuratan (correspondence) yang dikelola hanya dokumen  hasil kinerja perusahaan.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

Sebagai seorang Document Controller yang telah disebutkan dalam pengertian secara khusus yang mencakup pengelolaan, pengendalian dan pendistribusian serta update informasi yg terdapat dalam dokumen tersebut dari awal sampai akhir (final), ini berarti bahwa seorang document controller mengikuti alur/proses perubahan yang terjadi dalam dokumen seperti judul, nomor dokumen, revisi maupun progress status. Selain itu document controller juga harus selalu aktif memantau schedule penyelesaian pekerjaan dokumen yang dilakukan oleh user/engineer dan harus mengingatkan jika dokumen belum selesai dikerjakan sesuai jadwal yg nantinya bisa berakibat keterlambatan dalam penyelesaian project. Bisa dianggap bahwa posisi document controller dalam sebuah tim project sangatlah vital karena progress kemajuan sebuah project sangat di tentukan oleh dokumen yg dikelola oleh document controller. Bisa jadi jika dokumen project tersebut tidak di kelola dengan baik akan berdampak langsung dengan penyelesaianpekerjaan project tersebut yg berakibat tidak selesai sesuai jadwal sehingga menimbulkan kerugian secara financial.

KRITERIA

Tidak ada Kriteria khusus untuk menjadi seorang document controller karena sudah pasti antara perusahan satu dengan yang lain tidak sama. Sangat tergantung pada besar kecilnya project yg di kerjakan. Namun demikian, kriteria umum document controller yg di cari oleh perusahaan kontraktor/konsultan yg bonafide adalah latar belakang pendidikan sarjana teknik yg berpengalaman, bisa bahasa asing, telaten, tahan terhadap tekanan pekerjaan dan aktif berkomunikasi. Akan tetapi bukan berarti bahwa untuk background kearsipan dan perpustakaan tidak bisa menjadi DC , ini sebuah tantangan. Saat ini sudah banyak background dari perpustakaan yang menjadi DC di sebuah project yang dikerjakan oleh suatu perusahaan.

Document controller sebagai sebuah profesi sangat menjanjikan dan masih terbuka luas terutama bagi yang mempunyai background ilmu kearsipan maupun perpustakaan bahkan dari segi penghasilanpun bisa lebih sejahtera dan tidak kalah dengan seorang arsiparis maupun pustakawan yang bekerja di instansi pemerintahan. Jadi, Document Controller bisa menjadi alternative pilihan buat background ilmu kearsipan maupun perpustakaan bagi yang belum beruntung di terima bekerja sebagai PNS di Instansi pemerintah. Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen organisasi. Kegiatan  ini harus melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen dalam suatu organisasi dan memastikan bahwa dokumen disimpan di lokasi yang tepat dan dapat diakses dengan mudah. Pengendali dokumen harus memastikan bahwa semua departemen dalam organisasi mengikuti prosedur yang sama yang berkaitan dengan dokumen.

PENGEMBANGAN PROFESI DI MASYARAKAT SEKITAR

Membaca adalah persoalan praktis, sama halnya dengan akses ke internet, tetapi keduanya merupakan persoalan ekonomi selain juga persoalan kognitif dan teknologis. Persoalan inilah yang perlu didekati melaui Ilmu Perpustakaan dan Informasi dalam bentuk penelitian-penelitian akademik yang harus semakin banyak merujuk ke permasalahan nyata di masyarakat dan semakin melibatkan komunikasi ilmiah antar-ilmuwan dari berbagai disiplin. Indonesia juga perlu melakukan lebih banyak lagi perbaikan untuk membahas secara khusus perkembangan ilmu yang dapat mendukung profesi informasi. Persoalannya adalah karakter tersebut mensyaratkan kemauan untuk “membuka diri” di kalangan ilmuwan yang merasa diri mereka pengusung Ilmu Perpustakaan dan Informasi, dan juga mensyaratkan pengakuan dari disiplin ilmu lain terhadap Ilmu Perpustakaan dan Informasi.

 

REFERENSI :

·         https://konsultaniso.web.id/sistem-manajemen-mutu-iso-90012008/tugas-dan-tanggung-jawab-pengendali-dokumen/. Diakses pada tanggal 21 Desember, 2020. Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen. Published By Konsultan ISO. July 29th, 2013 11:59 AM.  Artikel ISO 9001, ISO 9001:2008 

·         http://dc-professional.blogspot.com/2015/03/normal-0-false-false-false-en-us-x-none.html. Diakses pada tanggal 21 Desember, 2020. Wijayanto, Agus. SENIN, 16 MARET 2015. DOCUMENT CONTROLLER (Pemahaman Sebagai Sebuah Profesi)